> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://smedai.aivd.ch/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://smedai.aivd.ch/ressources-humaines/informations/indemnites-pour-depenses-de-service.md). # Indemnités pour dépenses de service (Règlement du personnel OAI VD art. 16) Il tient à cœur à la direction de pouvoir remercier l’ensemble du personnel de l’office AI, du CFAI et du SMR SR pour le travail effectué et les défis qui sont relevés chaque année. Des sorties de services financées par l’office ont lieu en 2026, 2028, etc. Les années impaires, une sortie de l’office est organisée par l’employeur pour l’ensemble du personnel. Le budget de cette sortie se monte à CHF 100.- multiplié par le nombre de collaborateurs actifs au sein de l’office. ### Temps et financement octroyés : les services peuvent faire une ou deux sorties. Chaque participant·e à la sortie de son service voit son compteur crédité de 4 heures (en une ou deux sorties, et ce pour autant qu’elle(s) se déroule(nt) entre 06h00 et 20h00). En dehors de cette plage horaire, aucun crédit d’heures n’est octroyé. Un montant de Fr. 100.-\[1] par participant·e est alloué à l’équipe pour son ou ses événement(s). Les sorties ne doivent pas avoir lieu après le 2 décembre. Nous vous prions de veiller à l’image de l’office et à la sécurité des participant·e·s dans l’organisation de vos sorties. Veuillez-vous référer au site de la SUVA () pour savoir si l’une ou l’autre des activités prévues est une entreprise téméraire. ### Minimum une semaine avant l’événement : le ou la responsable envoie le budget détaillé de la sortie à VD\_MAIL\_FIN qui versera l’argent sur son compte. Il ou elle est dès ce moment-là responsable du montant transmis. En cas d’absence d’un collaborateur ou d’une collaboratrice le jour de l’événement, les Fr. 100.- ne sont pas octroyés. Si des frais avaient été avancés par une personne du service ou par le ou la responsable, ils sont à la charge de la personne absente, sauf si cette dernière l’est pour cause de maladie ou accident (présentation d’un certificat médical). ### Après l'événement : toutes les quittances sont transmises au service Finances ainsi que l'éventuel solde. Le ou la responsable transmet par mail à la liste des personnes effectivement présentes à l’événement, afin que les heures puissent leur être créditées. Etat au 1er janvier 2026 *** \[1] Le montant est réexaminé chaque année. Les dépenses de service ne font l’objet d’une indemnité ou d’un remboursement que si elles correspondent à des débours de l’intéressé·e mais non si elles sont prises en charge par un tiers. Les frais de déplacements quotidiens, du lieu de domicile à l’office, sont à la charge de l’employé·e, qui choisit librement son lieu de domicile et en assume les frais y relatifs. Dans la mesure du possible, les collaboratrices et collaborateurs veillent à réduire au minimum les dépenses de service. ### 1. Catégories de dépenses Sont considérés comme dépenses de service les frais provoqués par l’activité professionnelle exercée en dehors du lieu de travail habituel ; et engagés dans l’intérêt de l’employeur. #### a. Frais de repas Le repas de midi est remboursé pour autant que ce repas doive être pris à l’extérieur pour des raisons de service externe et qu’il ne soit pas pris dans la localité de travail habituelle ou du domicile. * repas principal Forfait : Fr. 20.- #### b. Frais de transport public pour déplacement professionnel Dans la mesure du possible, il convient de privilégier les transports publics, notamment lorsqu’il s’agit de déplacement de ville à ville. En principe, les frais de transport sont remboursés au tarif des entreprises de transports publics : * de 1 à 49 km (simple course) : 2e classe * dès 50 km (simple course) : 1ère class #### c. Frais de transport lors de formation Les frais de transport sont remboursés au tarif des entreprises de transports publics : * de 1 à 49 km (simple course) : 2e classe * dès 50 km (simple course) : 1ère classe Pour les formations de longue durée, pour lesquelles une convention a été signée et s’ils sont pris en charge par l’employeur, les déplacements s’effectueront en 2ème classe. #### d. Abonnement ½ tarif CFF Il peut être remboursé selon les besoins du service et sur décision de la direction : * jusqu’à Fr. 350.- /an remboursement des billets en plein tarif * dès Fr. 350.- /an remboursement de l'abonnement ½ tarif et prise en charge des frais ½ tarif. #### e. Abonnement général CFF Les employé·e·s qui ont - à titre privé - un abonnement général peuvent se faire rembourser de la manière suivante : * jusqu’à Fr. 350.- /an remboursement des billets en plein tarif * dès Fr. 350.- /an remboursement de la valeur de l’abonnement ½ tarif et prise en charge des frais ½ tarif. #### f. Frais de logement (hôtel) Les frais effectifs sont remboursés sur présentation de justificatifs, déduction faite des dépenses personnelles (par exemple appels téléphoniques personnels). Ils doivent rester dans des prix raisonnables en fonction du lieu d’hébergement. #### g. Autres frais Tous les autres frais doivent faire l’objet d’une demande préalable à la direction. Ils ne figureront pas sur la note de frais, mais seront remboursés sur présentation de pièces justificatives par le service Finances. #### h. Utilisation des véhicules privés pour les déplacements professionnels La personne qui utilise son véhicule privé à des fins professionnelles doit enregistrer ses déplacements au moyen du logiciel Adequasys. Les kilomètres sont calculés au moyen du site Google maps, trajet le plus rapide. Le point de départ est le lieu de travail. Lorsqu’un·e employé·e se rend directement de son domicile au lieu de destination, le point de départ pour le calcul des kilomètres est le lieu de travail, à moins que le domicile soit plus proche du lieu de rendez-vous. Les frais d’utilisation de la voiture sont à sa charge, en particulier la réparation des dégâts dus à un accident, même s’il se produit dans l’exercice de sa fonction. Il/elle doit conclure une assurance RC. L’utilisation de la voiture privée donne droit à une indemnité d’un montant unique de 80 centimes par kilomètre. L’utilisation de véhicule à deux roues privé donne droit à une indemnité de 35 centimes par kilomètre. Ces indemnités kilométriques ne tiennent compte ni du modèle, ni de la cylindrée du véhicule mis à disposition. Elles sont donc les mêmes pour tou·te·s. #### i. Frais de parking Ils sont pris en charge par l’OAI VD, sur présentation d’un justificatif, tout en enjoignant les employé·e·s, qui doivent contractuellement utiliser leur véhicule privé, à limiter au maximum ces frais. #### j. Frais de représentation Sur présentation d’une facture, l’OAI VD prend en charge exceptionnellement des frais de représentation tels que plat du jour, café & croissant, etc. #### k. Utilisation des véhicules Mobility Business CarSharing pour les déplacements professionnels (site [www.mobility.ch](http://www.mobility.ch)) Dans le cadre du concept de mobilité douce, les personnes appelées à faire du service extérieur peuvent utiliser le système Mobility comme suit : * demander une carte Mobility personnelle via Jira au service Finances * réserver une carte au porteur auprès du service Finances, en suivant la procédure y relative. Le système Mobility est ouvert également à toute collaboratrice ou tout collaborateur qui doit se déplacer dans le cadre de son travail et qui a besoin d’un véhicule. Lien sur la directive : [Mobility](https://vd-intranet.gilai.oai.ch/services/rh/_layouts/15/DocIdRedir.aspx?ID=OAIVD-890296725-142) Etat au 1er septembre 2023 ### Exemples de calculs Les kilomètres sont calculés au moyen du site du Google maps, trajet le plus court.Le point de départ est en principe le lieu de travail. Lorsqu’un collaborateur se rend directement de son domicile au lieu de destination, le point de départ pour le calcul des kilomètres est le lieu de travail, à moins que le domicile soit plus proche du lieu de rendez-vous. Il en est de même pour tout trajet de retour au domicile. Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice part directement de son domicile pour un rendez-vous externe, le temps de travail correspondant au déplacement facturé est comptabilisé (soit le trajet le plus court, cf directive « Horaire Libre »). #### Exemple 1 Domicile : Collombey RDV : Montreux Le collaborateur facture OAI – Montreux parce que c’est le trajet le plus court. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-459c23208e91cb1c0aae17d43d269a569947d47f%2Funknown.png?alt=media) #### Exemple 2 Domicile Collombey RDV : Martigny Le collaborateur facture Collombey – Martigny parce que c’est le trajet le plus court. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-8c5d3f70ccc8210d9739ea27052b48a5d4f17fe2%2Funknown%20\(1\).png?alt=media) #### Exemple 3 Domicile : Collombey RDV : Montreux RDV 2 : Moudon Retour : domicile, Collombey Le collaborateur facture OAI – Montreux – Moudon – OAI, le premier trajet et le dernier trajet suivent la logique du trajet le plus court, dans les deux cas depuis l’OAI et les trajets « du milieu » sont comptabilisés dans tous les cas. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-90939ae68c8ff88df85faa98da646c8d80cae320%2Funknown%20\(2\).png?alt=media) ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-22cd6d7dd6772e486cbac6473de85b1b6b2a3a93%2Funknown%20\(3\).png?alt=media) #### Exemple 4 Lausanne – OAI – Pully – Lausanne Le collaborateur facture pas le déplacement initial de son domicile à Vevey, mais ensuite il facture OAI – Pully (journée démarée), puis Pully – Lausanne car pour le retour à domicile c’est le trajet le plus court qui est comptabilisé. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-bb7ccd6878e8a04f90a012fbe7b614c977d3379c%2Funknown%20\(4\).png?alt=media) #### Exemple 5 Domicile : Montreux RDV : ORIF Renens Retour à l’OAI : Vevey RDV : ORIF Aigle Retour : domicile, Montreux Le collaborateur facture OAI – ORIF Renens, soit le trajet le plus court, puis Renens – OAI, puisque sa journée a débuté, puis OAI – Aigle, puis pour le trajet du retour au domicile, Aigle – Montreux, car c’est le trajet le plus court. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-651d89ef300084876256a5bf500665d7143d12f1%2Funknown%20\(5\).png?alt=media) #### Exemple 6 Domicile : Yverdon RDV : ORIF Pomy Retour : domicile, Yverdon RDV : Lausanne Retour : domicile, verdon Le collaborateur facture Yverdon – Pomy – Yverdon, soit le trajet le plus court à l’aller et au retour. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-b2e0abfa10ba66bcd5e3de14fec69e3bfc8441a4%2Funknown%20\(6\).png?alt=media) Pour le 2e rendez-vous, le collaborateur facture Vevey – Lausanne – Vevey, soit le trajet le plus court, à l’aller et au retour. ![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-1a653e1707749843e89692193477c6526a540dbc%2Funknown%20\(7\).png?alt=media) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://smedai.aivd.ch/ressources-humaines/informations/indemnites-pour-depenses-de-service.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.