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# exploitation telephonie outlook (base)
## Agenda électronique
À l'aide de l'agenda électronique, quiconque peut accéder très rapidement à l'ensemble des informations quant à l'emploi du temps des collègues de l'office.
Par conséquent, nous devons tenir à jour notre agenda électronique pour la période de 08h00 à 17h00. Ce dernier doit comporter toutes les séances, les entretiens, les absences planifiées (formations, vacances, rdv privés, ...) et les plages de télétravail.
**Procédure d'entrée dans l'agenda électronique**
### Rendez-vous ou séances
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet », mentionner la justification de l'absence
* Sous « Emplacement », indiquer la ville ou la salle si c'est une séance interne
* Sous « Afficher comme », choisir : occupé, absent du bureau ou provisoire
Exemples
***Séance à Lausanne de 14h30 à 15h30 chez Helsana***
* *Objet – 14h30 – 15h30 Mme Anex et M. Black*
* *Emplacement – Helsana, Lausanne*
* *Horaire à introduire – 14h00 à 16h00*
* *« Afficher comme » – absent du bureau*
***Départ de l'office à 15h00***
* *Objet – Absent*
* *Emplacement – Ø*
* *Horaire à introduire – 15h00 à 17h00*
* *« Afficher comme » – absent du bureau*
***Séance ou entretien à l'OAI 14h30 à 15h30***
* *Objet – entretien avec Mme Black 756.1111.2222.33 ou séance de service*
* *Emplacement – numéro de bureau/de salle*
* *Horaire à introduire – 14h30 à 15h30*
* *« Afficher comme » – occupé*
### Vacances / Formation
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet » : Vacances / Formation
* Cocher journée entière
* Mentionner la date de début et la date de fin.
* « Afficher comme » – absent du bureau
### Télétravail
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet » : Télétravail
* Cocher journée entière ou introduire l'horaire
* « Afficher comme » – travaille ailleurs
### Rappels
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet » : Trier messagerie
* Horaire à introduire – 14h30 à 15h00
* « Afficher comme » – disponible
### Temps partiels
Les personnes à temps partiel enregistrent leurs absences hebdomadaires de l'office dans leur agenda.
#### Pour les journées complètes non travaillées
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet » : Absent - temps partiel
* Cocher journée entière
* « Afficher comme » – absent du bureau
* Cliquer sur périodicité et compléter selon la nécessité
#### Pour les demi-journées non travaillées
* Nouveau rendez-vous
* Sous « Objet » : Absent - temps partiel
* Introduire l'horaire
* « Afficher comme » – absent du bureau
* Cliquer sur périodicité et compléter selon la nécessité
### Utilisation de la fonction « privé »
La fonction « privé » est réservée aux événements à caractère personnel et exceptionnelement pour une activité professionnelle si la situation l'exige (management, RH, recrutement, ...). Dans la mesure du possible, il ne faut pas l'utiliser pour les rendez-vous professionnels et ceci pour permettre la gestion des absences non planifiées.
### Invitation Outlook - réponse
{% hint style="info" %}
Pour les invitations Outlook, il est impératif de systématiquement informer l'organisateur de votre présence « Envoyer une réponse maintenant »
{% endhint %}
Idem en cas de refus
## Ligne téléphonique professionnelle
Dans le cadre de notre mission de service public, nous sommes tenus d'assurer à nos bénéficiaires d'avoir un contact direct avec la personne en charge du traitement de leurs dossiers (ou la/le suppléant·e). Dans ce contexte, il convient de strictement vous référer, pour la gestion de votre ligne téléphonique, aux pratiques et consignes définies à l'interne de votre service.
### Règles générales
Durant les jours de fermeture de l'office (jours fériés et jours à compenser), toutes les lignes téléphoniques doivent être déviées sur la centrale (numéro : 52424) sur laquelle est programmé le message de fermeture de l'office.
{% stepper %}
{% step %}
## Renvoi et règles réglages
{% endstep %}
{% step %}
## Renvoi vers la centrale
{% endstep %}
{% endstepper %}
Durant les absences planifiées (vacances, temps partiel, ...)
* Soit la ligne téléphonique est déviée chez un·e collègue
* Soit la ligne téléphonique est déviée sur la messagerie
## Charte et politique des courriels
Nous nous engageons à utiliser les courriels de manière efficace et responsable. Nous souhaitons lutter contre l'infobésité et assurer une communication claire et professionnelle. Les informations du présent document ne sont cependant pas exhaustives et il est attendu de chacun·e un certain bon sens, une aptitude à juger de cas en cas si la règle générale s'applique ou non.
En raison des risques de malentendus inhérents aux courriels, privilégiez les appels vidéo, les rencontres en personne ou les appels téléphoniques pour les discussions nécessitant des clarifications ou en cas de désaccord. Cette approche vise à améliorer la clarté et l'efficacité de nos communications internes.
Il faut avoir conscience que nous sommes à la fois des réceptrices/récepteurs ainsi que des émettrices/émetteurs d'informations, c'est-à-dire, à la fois victimes et acteurs principaux de l'infobésité. Cette surcharge électronique peut avoir un impact négatif sur la productivité, la communication et peut également générer du stress, de l'angoisse, de la frustration ou un sentiment d'impuissance. Une meilleure gestion du flux des courriels doit ainsi améliorer le bien-être des collaboratrices et collaborateurs.
### Utilisation Appropriée des Destinataires
Ne mettez pas en copie des personnes dans le seul but de vous "protéger", de vous faire voir, de garder une trace. Ne mettez pas votre responsable en copie sans nécessité. Incluez uniquement les personnes directement concernées par le message.
Utilisez la fonction "copie cachée" (BCC) de manière judicieuse, notamment pour les e-mails groupés, afin de protéger la confidentialité des adresses.
{% hint style="warning" %}
Attention : si l'ensemble des destinataires se trouve dans le BCC et qu'un destinataire se trouve sur le Cc ou Cci, il sera possible d'identifier les BCC en cas de « Répondre à tous ».
{% endhint %}
La/les personne(s) qui sont en destinataire principal (« À... ») doivent répondre. Pour la personne qui est en copie de mail « Cc... » ou « Cci... », cela implique qu'une réponse n'est pas attendue de sa part.
### Réponse à des E-mails Groupés
En cas d'e-mail groupé, si une réponse est nécessaire, répondez uniquement à l'expéditeur sauf si la situation requiert une réponse à tous.
### Établir des Délais
Si une réponse ou une action est requise, indiquez clairement les délais attendus.
{% hint style="info" %}
Sans précision particulière, il est attendu une réponse dans les 5 jours ouvrables.
{% endhint %}
### Cryptage – envoi sécurisé (réseau HIN)
Pour le transfert de documents confidentiels, il faut sélectionner l'icône « Crypter » (en haut à gauche dans un nouveau message » et ainsi la mention « confidentiel » apparait automatiquement.
### Gestion des Pièces Jointes
N'envoyez des pièces jointes que si nécessaire. Privilégiez le partage de liens vers des documents sur des plateformes sécurisées.
### Historique
Si vous répondez à un mail, il faut toujours conserver l'historique et ne pas en créer un nouveau.
### Transfert de mail interne
Les mails internes ne doivent pas être transférés à l'externe. La formulation et les termes utilisés à l'interne ne sont pas appropriés à l'externe et ne sont pas rédigés au départ dans cette optique.
La réponse qu'on donne à l'externe ne doit jamais contenir les mails internes qui auraient été échangés dans l'intervalle. La réponse se fait uniquement avec le mail d'origine.
Soyez prudent·e avec les informations confidentielles ou sensibles. Assurez-vous que le destinataire est approprié (cf. directive protection des données)
### Mise en page
La police automatique des mails ne doit pas être modifiée et il faut éviter l'utilisation de fioritures, de fonds colorés ou d'autres éléments de décoration dans les e-mails ordinaires.
### Relecture
Avant d'envoyer un courriel, veuillez prendre un moment pour vous relire, afin d'assurer la clarté et la précision de votre message.
### Message d'absence – réponse automatique
En cas d'absence planifiée, la réponse automatique doit être activée. Les dates de l'absence doivent être mentionnées dans le message, ainsi que le mode de suppléance. Nous vous remercions d'activer le message pour l'interne et pour l'externe (attention en cas de modifications, il faut modifier les deux messages).
### Signature
La signature qui apparait automatiquement est standardisée et doit être conforme à l'exemple ci-dessous (seule la féminisation de la fonction peut être introduite) :
**Prénom NOM**\
Fonction\
Office de l'assurance-invalidité pour le canton de Vaud\
Avenue Général Guisan 8\
1800 Vevey\
Téléphone : 021 925 24 24\
Direct : 021 925 00 00\
pré\
[www.aivd.ch](http://www.aivd.ch/)
### Perte/Vol de matériel
Si vous perdez ou vous vous faites voler votre ordinateur ou votre téléphone portable professionnel, vous devez en aviser dès que possible le service Informatique afin que les dispositions nécessaires soient prises.
Le service Informatique vous indiquera dans quel délai vous pourrez obtenir du nouveau matériel et le service RH vous indiquera si des frais doivent être assumés par vos soins.
*Etat au 1**er** mars 2024*
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# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:
```
GET https://smedai.aivd.ch/ressources-humaines/informations/exploitation-telephonie-outlook-base.md?ask=&goal=
```
`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
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