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# Agenda, téléphone et courriels

Cette page décrit les pratiques communes à l'ensemble de l'office. Elle ne couvre pas tous les cas de figure : votre service peut avoir des consignes plus précises, et le bon sens reste de mise.

Une seule logique : nos bénéficiaires et nos collègues doivent pouvoir nous joindre, savoir quand nous sommes disponibles et comprendre ce que nous écrivons.

{% hint style="info" %}
Vous partez en vacances ou en formation ? La checklist des trois gestes à faire avant de quitter le bureau se trouve [en bas de page](#avant-de-partir-en-absence).
{% endhint %}

## Agenda Outlook

Votre agenda est ouvert à tout l'office. C'est ce qui permet à un·e collègue de savoir en trois secondes si vous êtes joignable, sans vous appeler ni vous écrire.

En contrepartie, il doit refléter la réalité **de 8h00 à 17h00** : séances, entretiens, absences planifiées (formation, vacances, rendez-vous privés) et plages de télétravail.

<figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-54e019500d8bc0161e71e56089e7b89f78b17782%2Fimage%20(1).png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Créer une entrée

{% stepper %}
{% step %}

#### Nouveau rendez-vous

Depuis le calendrier Outlook.\
![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-0331021c0b105e66424d9caf551aacda3d756878%2Fimage%20\(8\).png?alt=media)
{% endstep %}

{% step %}

#### Titre

Le nom de l'absence. Pour un entretien avec un·e bénéficiaire, mentionnez son numéro AVS.

![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-a9a04c529316c4c302db5739e97fc72d71a7e059%2Fimage%20\(9\).png?alt=media)
{% endstep %}

{% step %}

#### Heure de début et de fin

Le temps réellement bloqué, trajet compris. Une séance de 14h30 à 15h30 à Lausanne occupe votre après-midi de 14h00 à 16h00.\ <br>

<div align="left"><figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-990aecb5b17e3fae75d0d7ef0b8408c457cfada1%2Fimage%20(10).png?alt=media" alt="" width="482"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endstep %}

{% step %}

#### Emplacement

La ville pour un déplacement, le numéro de bureau ou de salle pour une séance interne.<br>
{% endstep %}

{% step %}

<div align="left"><figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-abdb57d1de2af46216fead4f6f927d6285402cd1%2Fimage%20(12).png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Afficher comme

Le statut que verront vos collègues. Voir le tableau ci-dessous.

<div align="left"><figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-885b4bfa37e7f33e627dcb3717565b8692122389%2Fimage%20(2).png?alt=media" alt="" width="281"><figcaption></figcaption></figure></div>
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Quel statut pour quelle situation

<table><thead><tr><th width="220">Situation</th><th width="230">Objet</th><th>Afficher comme</th></tr></thead><tbody><tr><td>Séance ou entretien à l'OAI</td><td>Entretien avec Mme Black 756.1111.2222.33<br>ou Séance de service</td><td>Occupé(e)</td></tr><tr><td>Télétravail</td><td>Télétravail</td><td>Travaille ailleurs</td></tr><tr><td>Séance ou rendez-vous à l'extérieur</td><td>Nom des personnes rencontrées</td><td>Absent(e)</td></tr><tr><td>Départ anticipé</td><td>Absent</td><td>Absent(e)</td></tr><tr><td>Vacances ou formation</td><td>Vacances<br>ou Formation</td><td>Absent(e)</td></tr><tr><td>Absence liée à un temps partiel</td><td>Absent - temps partiel</td><td>Absent(e)</td></tr><tr><td>Rappel personnel</td><td>Trier messagerie</td><td>Disponible</td></tr><tr><td>Rendez-vous pour information</td><td>Suppléance vacances / formation apprenti</td><td>Disponible</td></tr></tbody></table>

Pour les vacances, les formations et les journées complètes non travaillées, cochez **journée entière** et indiquez la date de début et la date de fin. Pour le télétravail, journée entière ou horaire précis selon votre organisation.

<details>

<summary>4 exemples complets</summary>

**Télétravail**

| Champ          | Saisie           |
| -------------- | ---------------- |
| Objet          | Télétravail      |
| Emplacement    | -                |
| Horaire        | Journée entière  |
| Afficher comme | Travail ailleurs |

**Séance à Lausanne de 14h30 à 15h30 chez Helsana**

| Champ          | Saisie                             |
| -------------- | ---------------------------------- |
| Objet          | 14h30 – 15h30 Mme Anex et M. Black |
| Emplacement    | Helsana, Lausanne                  |
| Horaire        | 14h00 à 16h00                      |
| Afficher comme | Absent du bureau                   |

**Départ de l'office à 15h00**

| Champ          | Saisie           |
| -------------- | ---------------- |
| Objet          | Absent           |
| Emplacement    | Ø                |
| Horaire        | 15h00 à 17h00    |
| Afficher comme | Absent du bureau |

**Séance ou entretien à l'OAI de 14h30 à 15h30**

| Champ          | Saisie                                                         |
| -------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Objet          | Entretien avec Mme Black 756.1111.2222.33 ou séance de service |
| Emplacement    | Numéro de bureau ou de salle                                   |
| Horaire        | 14h30 à 15h30                                                  |
| Afficher comme | Occupé                                                         |

</details>

### Temps partiel

Enregistrez vos absences hebdomadaires dans votre agenda, une fois pour toutes : créez le rendez-vous « Absent - temps partiel », journée entière ou horaire selon le cas, puis cliquez sur **Périodicité** et complétez selon votre taux.

<figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-05a631519f2a1380ec68e2801815e5599af2fbd4%2Fimage%20(13).png?alt=media" alt="" width="425"><figcaption></figcaption></figure>

### La fonction « privé »

Elle est réservée aux événements à caractère personnel. À titre exceptionnel, vous pouvez l'utiliser pour une activité professionnelle qui l'exige : management, RH, recrutement.\
\
![](https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-f31659619c5a356f49a6134a3c0d9c15f80f58ac%2Fimage%20\(7\).png?alt=media)

{% hint style="warning" %}
Évitez-la pour vos rendez-vous professionnels ordinaires. Un agenda entièrement masqué empêche l'office de gérer les absences non planifiées.
{% endhint %}

### Répondre aux invitations

{% hint style="danger" %}
Informez systématiquement l'organisateur, que vous acceptiez ou que vous refusiez. Choisissez **Envoyer la réponse maintenant**.
{% endhint %}

{% tabs %}
{% tab title="Accepter" %}

<figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-b0cf0e71f211edf7f4817a0ad4c65cd6522a1bc2%2Fimage%20(4).png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endtab %}

{% tab title="Refuser" %}

<figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-8de51d1ed28299615e412b3c4790696d7c257712%2Fimage%20(6).png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endtab %}
{% endtabs %}

## Téléphone et matériel

Nos bénéficiaires ont droit à un contact direct avec la personne qui traite leur dossier, ou avec son suppléant·e. C'est la raison d'être des règles qui suivent.

Pour tout le reste — horaires de permanence, répartition des appels, suppléances — référez-vous aux consignes de votre service, qui priment sur cette page.

### Jours de fermeture de l'office

Les des jours fériés et des jours à compenser, **toutes** les lignes doivent être déviées sur la centrale, au numéro **+41 21 925 24 24,** sauf si la personne a son propre message d'absence.

### Absences planifiées

Vacances, formation, jours de temps partiel, selon ce qui a été convenu dans votre service, vous déviez vers votre messagerie ou vers un collègue. Vous pouvez la configurer à l'aide de cette [documentation](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/z1ZRE4V2W91fmkOcE9UN).

### Perte ou vol de matériel

L'Informatique vous indiquera ensuite dans quel délai vous obtiendrez du nouveau matériel. Les RH vous diront si des frais sont à votre charge.

{% hint style="danger" %}
Ordinateur ou téléphone professionnel perdu ou volé : avisez le service Informatique **dès que possible**, afin que les dispositions nécessaires soient prises.
{% endhint %}

## Courriels

Nous sommes à la fois : ceux qui subissent la surcharge de courriels, et ceux qui la produisent. Cette surcharge coûte du temps, brouille la communication et génère du stress, de la frustration et parfois un sentiment d'impuissance.

Les règles qui suivent visent à réduire ce volume. Elles ne couvrent pas tous les cas : à vous de juger, situation par situation, si la règle générale s'applique.

### Le courriel n'est pas toujours le bon canal

{% hint style="info" %}
Dès qu'une discussion demande des clarifications, ou en cas de désaccord, privilégiez l'appel vidéo, la rencontre en personne ou le téléphone. Le malentendu par écrit coûte plus cher que l'appel qu'on n'a pas passé.
{% endhint %}

### À qui vous écrivez

N'ajoutez personne en copie pour vous protéger, vous faire voir ou garder une trace. N'y mettez pas votre responsable sans nécessité. Seules les personnes directement concernées par le message ont leur place dans les champs destinataires.

<table><thead><tr><th width="120">Champ</th><th>Ce que cela signifie pour la personne</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>À</strong></td><td>Une réponse ou une action est attendue de sa part.</td></tr><tr><td><strong>Cc</strong></td><td>Information seulement. Aucune réponse n'est attendue.</td></tr><tr><td><strong>Cci</strong></td><td>Information seulement, sans que les autres destinataires le sachent.</td></tr></tbody></table>

La copie cachée (Cci) protège la confidentialité des adresses, en particulier pour les envois groupés. Utilisez-la, mais avec discernement.

{% hint style="warning" %}
Si tous les destinataires sont en copie cachée **sauf un**, qui figure en Cc, un « Répondre à tous » de sa part révélera l'ensemble des adresses masquées.
{% endhint %}

Quand vous recevez un courriel groupé et qu'une réponse s'impose, répondez à l'expéditeur seul, sauf si la situation exige vraiment que tout le monde la lise.

### Ce que vous attendez, et pour quand

Si votre message appelle une réponse ou une action, dites-le et donnez un délai.

{% hint style="success" %}
Sans précision de votre part, le délai de réponse attendu est de **5 jours ouvrables**.
{% endhint %}

### Confidentialité

#### **Envoi sécurisé (réseau HIN).**

Pour transmettre des documents confidentiels, cliquez sur l'icône **Chiffrer**, en haut à gauche de la fenêtre de nouveau message. La mention « confidentiel » apparaît alors automatiquement.

<figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-091c395b2660ac6aa39927efa12092e84a959c76%2Fimage%20(3).png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### **Transfert de mails internes.**

Un mail interne ne part pas à l'externe. Sa formulation et son vocabulaire ont été pensés pour des collègues, pas pour un tiers. Quand vous répondez à l'externe, repartez du mail d'origine : les échanges internes intervenus entre-temps n'ont rien à y faire.

Vérifiez enfin que le destinataire est le bon avant d'envoyer des informations sensibles. Voir la directive [protection des données](/ressources-humaines/informations/protection-des-donnees.md).

### La forme

**Pièces jointes.** N'en joignez que si c'est nécessaire, et préférez un lien vers un document hébergé sur une plateforme sécurisée.

**Historique.** Répondez toujours dans le fil existant. Ne créez pas de nouveau message.

**Mise en page.** Gardez la police par défaut. Pas de fioritures, de fonds colorés ni d'éléments décoratifs dans les messages ordinaires.

**Relecture.** Prenez trente secondes pour vous relire avant d'envoyer.

### Réponse automatique d'absence

Activez-la sur Outlook et sur Teams pour toute absence planifiée, avec les dates de l'absence et le nom de votre suppléance.

{% hint style="warning" %}
Le message interne et le message externe sont deux réglages distincts. Activez les deux, et pensez à modifier les deux si vos dates changent.
{% endhint %}

### Signature

La signature qui s'insère automatiquement est standardisée. Seule la féminisation de la fonction peut être adaptée.

<div align="left"><figure><img src="https://2219005594-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrBZ0G7hbdm47LQm3uKRy%2Fuploads%2Fgit-blob-41aebbe05b0f99a6cdf525737284df5344f66739%2F.gitbookassetssignature-logo-aivd.png?alt=media" alt="Logo de l&#x27;Office AI pour le canton de Vaud" width="188"><figcaption></figcaption></figure></div>

{% code title="Modèle de signature" overflow="wrap" %}

```
Prénom NOM
Fonction

Office de l'assurance-invalidité pour le canton de Vaud
Avenue Général Guisan 8
1800 Vevey

Téléphone : 021 925 24 24
Direct : 021 925 00 00
prénom.nom@vd.oai.ch
www.aivd.ch
```

{% endcode %}

## Avant de partir en absence

Rien de neuf ici : les trois gestes déjà décrits plus haut, rassemblés pour les jours où l'on part en courant.

* [ ] **Agenda** — rendez-vous « Vacances » ou « Formation », journée entière, dates de début et de fin, affiché en **absent(e) du bureau**.
* [ ] **Téléphone** — ligne déviée vers un·e collègue ou vers la messagerie.
* [ ] **Courriels** — réponse automatique activée, avec les dates et le nom de votre suppléance. Deux messages à régler : interne et externe.

{% hint style="info" %}
Les jours de fermeture de l'office — fériés et jours à compenser — obéissent à une autre règle : toutes les lignes partent sur la centrale, au **+41 21 925 24 24**.
{% endhint %}


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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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```

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