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# Traitement des factures fournisseurs

Règles de codification des factures des prestataires (no-show, dépassements, rubriques) et circuit de validation, au bureau et en télétravail.

{% hint style="info" %}
Source : **500\_ME – Traitement des factures – Règles de codification** (version du 14.01.2022).
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**À vérifier :** ce document date de janvier 2022. Le circuit de validation a pu évoluer depuis l'arrivée de SADIES (voir la page *Factures SADIES et Tableau cours cumul*).

* Initiales BUA, LEM, PES, RIJ, taa : à remplacer par des fonctions ou à expliquer dans le glossaire.
* Référence « CL120 » (codification) : document à identifier et à lier.
* Télétravail : le dossier sous « ZZ\_Gestion > Check\_lists > Coronavirus » est-il toujours utilisé ?
* Les exemples datent de 2015 : les remplacer par un exemple récent ?
  {% endhint %}

## En bref

| Élément          | Détail                                                                 |
| ---------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Objectif**     | Codifier et faire valider les factures des prestataires avant paiement |
| **Qui code**     | Toutes les coordinatrices de cours                                     |
| **Qui vise**     | BUA / LEM, puis BUA (2e visa) et la direction du CFAI                  |
| **Qui transmet** | PES-RIJ, à la comptabilité OAI                                         |

## Règles de codification

### Codifier une facture

La codification se met **sur la page du total** de la facture :

```
100mF-15-1 (11 part, dont 3ex.)   → n° du cours + nombre total de participants, dont externes entre ()
19.04.2015 / taa                  → date et visa
383.5061 CHF 1542.-               → n° de compte et montant
```

**Plusieurs montants à répartir entre des cours :**

```
383.
19.04.2015 / taa

100mF-15-2 CHF 1'140.-
383.5061

600F-15-1 CHF 5'160.-
383.5061

600F-15-1 CHF 350.-
383.5211
```

S'il n'y a pas assez de place à côté du montant, le préfixe `383.` peut être noté en marge de la colonne, avec la date de vérification.

{% hint style="danger" %}
**Pas de factures « gribouillées ».** La direction y tient impérativement : si une information plus longue est nécessaire, l'écrire sur une feuille à part.
{% endhint %}

### No-show (participant absent)

1. Plus besoin de fiche info spécifique.
2. Sur la facture, à côté de la désignation ou du montant du no-show, ajouter **« Refacturé » et le numéro de facture**. Exemple : `No show CHF xxx.- : Refacturé : 15-438`.
3. Signaler le no-show **par un post-it** : BUA ou LEM doit y apposer son visa.
4. Noter la facture du no-show dans le fichier Excel **« Factures CFAI et BZIV »** (SharePoint, sous CFAI).

### Montants dépassant les critères établis

Exemple : un repas pris à l'hôtel qui dépasse CHF 50.–.

1. Informer BUA ou LEM, oralement ou par un post-it sur la facture.
2. Le dépassement doit être **visé par BUA ou LEM**.

## Exemple commenté

![Exemple de facture codifiée, étapes 1 à 11](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-9eef5aaa4f7c1adb7cce8527ada843d13b9d1e0a%2Fimagesexemple-codification.png?alt=media)

1. Tamponner la **date de réception** de la facture.
2. Noter le **n° de cours / session** et le **nombre de participants**.
3. Indiquer la **rubrique** à côté de chaque ligne et additionner par rubrique.
4. Apposer le **tampon « Visa / Rubrique »** et y noter les rubriques avec les montants. Pas de Tipp-Ex ; en cas d'erreur, biffer et corriger ; utiliser un stylo à bille ; si possible, tamponner en haut à droite.
5. **Dater** (JJ.MM.AAAA), viser et transmettre à BUA ou LEM.
6. BUA ou LEM date, vise et transmet à RIJ / PES.
7. RIJ / PES complète le fichier Excel : **colonne bleue** (facture effective), adapte ou efface la **colonne verte** (prévision), note le nombre de participants, puis transmet la facture à la comptabilité.
8. Au verso, la compta note la date de réception de la facture et la traite.
9. La **direction du CFAI vise** la facture.
10. La compta traite la facture visée ; le paiement est effectué par la caisse de compensation (compter 4-5 jours).
11. La compta met à jour le fichier Excel Budget / Décompte (colonne blanche : paiement effectif ; effacement de la colonne bleue).

## Circuit de validation

| Couleur dans les schémas | Rôle           |
| ------------------------ | -------------- |
| 🟧 Orange                | Coordinatrices |
| 🟩 Vert                  | BUA / LEM      |
| 🟦 Bleu                  | BUA            |
| 🟪 Violet                | PES-RIJ        |
| 🟥 Rouge                 | Comptabilité   |

{% tabs %}
{% tab title="Au bureau" %}
![Validation des factures au bureau](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-7166bc4df96414b5abdc58e900ab74511ed40369%2Fimagesvalidation-bureau.png?alt=media)

1. **Facture papier** : timbre date et timbre visa, puis la poser dans le casier de la coordinatrice responsable. **Facture électronique** : directement à la coordinatrice.
2. La coordinatrice **codifie la facture selon CL120**, puis la pose dans le casier du responsable (BUA ou LEM).
3. **BUA & LEM** visent et transfèrent les factures codifiées.
4. **BUA** vise une 2e fois, puis pose les factures finalisées dans la fourre plastique « Factures » des corbeilles à courrier.
5. **PES-RIJ** les transmettent à la comptabilité et mettent à jour le fichier SharePoint `CFAI_Tableau des cours_cumul`.
6. La **comptabilité** prépare les paiements (visa BUA) et procède au paiement, généralement le vendredi.
   {% endtab %}

{% tab title="En télétravail" %}
![Validation des factures en télétravail](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-dc965ec5dcf4776a542d6a2b330102c1667890a1%2Fimagesvalidation-teletravail.png?alt=media)

1. **Facture électronique** : la scanner / l'envoyer à la coordinatrice, avec un timbre visa virtuel (en rouge) portant la mention « ORIGINAL ». **Facture papier** : timbre date et visa, scanner, envoyer le scan à la coordinatrice, puis déposer l'original dans le casier « Factures ».
2. La coordinatrice codifie le fichier (`aammjj_BUA_xxxx` ou `aammjj_LEM_xxxx`) et l'enregistre dans `X: > Comptabilité > Factures prestataires > 1_FacturesCodifiées`.
3. **BUA & LEM** visent et déplacent les factures dans `X: > Comptabilité > Factures prestataires > 0_FacturesValidées`.
4. **BUA** vise une 2e fois et transfère les factures dans `X: > ZZ_Gestion > Check_lists > Coronavirus > 0_FacturesValidées > Fact_Sem_XX`.
5. **PES-RIJ** renomme le dossier `Fact_Sem_XX-PES/RIJ` (plus aucune facture ne peut y être ajoutée), imprime les factures et les transmet à la comptabilité avec les originaux du casier « Factures ». Mise à jour du fichier SharePoint `CFAI_Tableau des cours_cumul`.
6. La **comptabilité** prépare les paiements (visa BUA) et procède au paiement, généralement le vendredi.
   {% endtab %}
   {% endtabs %}


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# Agent Instructions
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```

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