> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://smedai.aivd.ch/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://smedai.aivd.ch/cfai/finances/suivi-caisse-et-carte-de-credit.md). # Suivi caisse et carte de crédit Enregistrer chaque mouvement de la caisse et de la carte de crédit du CFAI, et transmettre chaque mois les justificatifs à la comptabilité de l'OAI. {% hint style="warning" %} À valider avant publication : * Noms de la compta OAI (Michael Nicollier, Sandra Donzallaz) : les garder ou les remplacer par une fonction ou une adresse générique ? * « Rôle Gripsou » et « Junior team » : préciser qui tient ces rôles (glossaire). * Quittances originales remises « dans une fourre, pour l'instant » : cette règle provisoire est-elle toujours valable ? * Ajouter les liens vers le dossier SharePoint et le plan comptable. {% endhint %} {% hint style="info" %} Source : processus **503\_PR – Suivi Caisse et Carte de crédit du CFAI** (version du 28.11.2024). {% endhint %} ## En bref | Élément | Détail | | ---------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | **Objectif** | Justifier chaque entrée et sortie d'argent (caisse et carte de crédit) | | **Dossier** | `PARTAGE_OAIVD-CFAI_EQUIPE > Caisse et carte de crédit` (fichier Excel + quittances PDF) | | **Intervenants** | Rôle Gripsou, Junior team, comptabilité OAI | | **Échéances** | Saisie au fil de l'eau · fin de mois · le 3 · le 5-6 du mois | ## Au quotidien : saisir chaque mouvement À **chaque entrée ou sortie d'argent liquide** de la caisse, et à **chaque dépense avec la carte de crédit** : 1. Saisir le mouvement dans le fichier Excel correspondant (caisse ou carte de crédit). 2. Scanner la quittance et l'enregistrer en PDF dans le même dossier. Responsables : Rôle Gripsou et Junior team. {% hint style="warning" %} Les lignes concernant les **dépenses de la Junior team** sont marquées d'une **couleur différente**. {% endhint %} ### Colonnes du fichier Excel Les colonnes sont les mêmes pour la caisse et pour la carte de crédit. | Colonne | Contenu | Rempli par | | ----------------- | ----------------------------------------------- | ---------- | | **Date** | Date du mouvement | CFAI | | **No Pce** | Numéro (nom de fichier) du PDF de la quittance | CFAI | | **Fournisseurs** | Nom du fournisseur | CFAI | | **Libellé** | Description de la dépense ou de l'entrée | CFAI | | **No Compte OAI** | Numéro de compte, voir le plan comptable | CFAI | | **Débit** | Montant | CFAI | | **Crédit** | Montant | CFAI | | **Solde** | ⛔ Ne pas modifier (formule) | – | | **No Compte** | Réservé | Compta OAI | | **Sadies** | Validation dans SADIES | Compta OAI | | **PDF** | Lien entre le tableau et le PDF de la quittance | Compta OAI | ## Le calendrier mensuel | Quand | Activité | Responsable | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------- | | **Fin du mois** (vers le 30-31) | Vérifier que toutes les quittances et tous les décomptes sont là. Mettre les **quittances originales dans une fourre** pour la compta (pour l'instant). | Rôle Gripsou, Junior team | | **Le 3 du mois** | La Junior team transmet au Rôle Gripsou les informations sur ses dépenses : données saisies dans l'Excel, quittances enregistrées en PDF sur le SharePoint. Le Rôle Gripsou vérifie l'ensemble. | Junior team → Rôle Gripsou | | **Le 5-6 du mois** | Décomptes, quittances et tableau Excel à jour, tous les documents sur le SharePoint. **Message Teams à la compta** (Michael Nicollier) : les documents du mois passé sont disponibles. | Rôle Gripsou | ## Renflouer la caisse ou la carte de crédit Envoyer une demande **par e-mail à Sandra Donzallaz et Michael Nicollier** (compta OAI). Pour la caisse, l'argent est remis **en liquide** par la compta / RH. ## Contrôle annuel Une fois par an, la comptabilité OAI effectue un **contrôle complet de la caisse** (décompte du cash), en présence du Rôle Gripsou. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://smedai.aivd.ch/cfai/finances/suivi-caisse-et-carte-de-credit.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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