> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://smedai.aivd.ch/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://smedai.aivd.ch/cfai/finances/factures-sadies-et-tableau-cours-cumul.md). # Factures SADIES et Tableau cours cumul Relever les factures des prestataires dans SADIES, les reporter dans le Tableau cours cumul et clôturer chaque mois les cours terminés. {% hint style="warning" icon="circle-exclamation" %} À valider avant publication : * Prénoms cités (Marco, Adelbert, Sophie, Sofia) : toujours d'actualité ? Les remplacer par des fonctions ? * Le circuit de validation diffère de celui de la page « Traitement des factures fournisseurs » (2022) : décider lequel fait foi. * Étape 1 : le « mode d'emploi établi par Marco » pour les coordinatrices est à retrouver et à lier. * Captures de 2022 : vérifier que les écrans SADIES et Excel n'ont pas changé. {% endhint %} {% hint style="info" %} Source : mode d'emploi **501\_ME – Mode d'emploi SADIES et Tableau cours cumul** (version du 12.12.2022). {% endhint %} ## En bref | Élément | Détail | | ----------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Objectif** | Suivre les dépenses et encaissements de chaque cours par rapport au budget validé | | **Fréquence** | Au fil des factures reçues + chaque début de mois | | **Outils** | SADIES Workflow (base 2.CFAI), `CFAI_Tableau des cours_cumul_[année].xlsx`, `Factures CFAI et BZIV.xlsx` (SharePoint de la comptabilité OAI VD), Outlook | | **Questions sur le tableau ou bug** | Marco | ## Le circuit d'une facture fournisseur 1. Les coordinatrices de cours reçoivent les factures de leurs prestataires, les contrôlent puis les envoient à avec toutes les coordonnées nécessaires (voir le mode d'emploi établi par Marco). 2. La comptabilité de l'OAI saisit les factures dans SADIES. Dans un premier temps, l'apprenti les saisit **sans le PDF** ; le PDF n'est ajouté qu'après contrôle. **On ne peut traiter la suite qu'une fois le PDF inséré.** 3. **Relever les factures dans SADIES et reporter les montants dans le Tableau cours cumul** → voir partie 1. 4. Le responsable du cours vérifie et valide ses factures. 5. Adelbert vérifie et valide le tout pour paiement. 6. Une fois les ordres de paiement établis, Adelbert en imprime un exemplaire, classé dans le classeur « Ordres de paiement » sur le bureau de Sophie, à disposition de tous. **En plus, chaque début de mois :** * saisir les factures établies pour nos clients → voir partie 2 ; * clôturer les cours d'il y a 3 mois (p. ex. le 1er avril pour les cours de janvier) → voir partie 3. ## Comprendre les couleurs du Tableau cours cumul Chaque numéro de compte (5061, 5072, 5211…) occupe un groupe de 3 colonnes : | Couleur | Contenu | | -------- | ---------------------------------------- | | **Gris** | Montant budgété validé. Reste fixe. | | **Bleu** | Montant(s) facturé(s), saisi(s) par nous | | **Vert** | Différence calculée automatiquement | ![Les 3 colonnes d'un compte dans le Tableau cours cumul](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-f37369a9e41827c0356eda980a0fa71b859cec7e%2Fimagescolonnes-couleurs.png?alt=media) ## 1. Relever les factures dans SADIES 1. **Se connecter à SADIES Workflow** avec ses identifiants personnels. 2. **Sélectionner la base « 2.CFAI »** et cocher les filtres **« en attente »** et **« à signer impérativement »**, puis cliquer sur *Afficher*. Les factures non traitées s'affichent. ![Sélectionner la base 2.CFAI](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-9bf26c28b34df27cc88cfc16d9462738bd1da6a9%2Fimagessadies-base-cfai.png?alt=media) ![Filtres « en attente » et « à signer impérativement »](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-8be78be2e5e4ceae79fa5f6892367d5b5b8fe835%2Fimagessadies-filtres.png?alt=media) 3. **Ouvrir en parallèle** le fichier `CFAI_Tableau des cours_cumul` de l'année concernée. 4. **Traiter les factures une à une.** Le libellé indique le numéro du cours (ex. `261D-22`), et la ligne *Information de compte* le numéro de compte (ex. `5061`). Dans le tableau Excel, retrouver la ligne du cours puis les colonnes de ce compte. ![Du libellé SADIES à la ligne du tableau](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-2ad08ddfc90beb21f183c4e3028adc767393b575%2Fimagessadies-vers-xls.png?alt=media) 5. **Saisir le montant** indiqué dans *Information de compte* dans la **colonne bleue** du compte. La colonne verte s'ajuste automatiquement. ![Saisie du montant dans la colonne bleue](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-eccf31620348571d3bd7920884c7d60d4974457c%2Fimagessaisie-montant.png?alt=media) 6. **Saisir le nombre de participants**, indiqué dans SADIES à côté du numéro de cours (ex. `6 INT`) : * **Réel total** = total des participants, internes et externes ; * **Réel externe** = participants externes ; mettre `0` s'il n'y en a pas. ![Nombre de participants](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-28aec63c939be17628762b43f5cda3292857781f%2Fimagesnombre-participants.png?alt=media) 7. **Ajouter un commentaire** dans SADIES (icône dans la colonne *Commentaires*) : noter « Fichier XLS ok », puis *Ok*. ![Commentaire « Fichier XLS ok »](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-b5d737c24a90a70e7a2ba83b252e3893f99d044c%2Fimagescommentaire-xls-ok.png?alt=media) 8. **Cocher la case de validation** de la facture. ![Case de validation](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-8f33f68ee722d2fa7ce72ff3a01e982d05658769%2Fimagescase-validation.png?alt=media) 9. Une fois toutes les factures de la liste traitées, cliquer sur **Valider** en bas à droite de l'écran. La fenêtre récapitule le nombre de factures et le montant total : cliquer sur **Standard**. ![Fenêtre de validation](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-8caec9a3dba0b3aee5fa03ec4c648cd94f9096aa%2Fimagesvalidation-standard.png?alt=media) {% hint style="warning" %} **Points d'attention** * Ne pas oublier le nombre de participants. * Si une facture concerne plusieurs cours (p. ex. une facture de restauration), ouvrir le PDF via le lien de la colonne *Documents* : la répartition des montants par cours y est notée. * Si la facture couvre la globalité du cours, on peut directement mettre le solde (colonne verte) à zéro. {% endhint %} ## 2. Saisir les factures établies (début de mois) 1. Ouvrir d'un côté la liste `Factures CFAI et BZIV.xlsx` (SharePoint de la comptabilité OAI VD), de l'autre le `CFAI_Tableau des cours_cumul`. 2. Dans *Factures CFAI et BZIV*, afficher **toutes les lignes depuis le dernier traitement** (voir la colonne G « XLS CFAI »). 3. Pour chaque facture, aller dans le Tableau cours cumul sur la ligne du cours concerné (ex. `550mF-23-1`), colonne **BH « Encaissements »**, et y noter le montant de la facture. 4. Dans *Factures CFAI et BZIV*, noter **la date du jour** dans la colonne G « XLS CFAI ». ## 3. Clôture mensuelle du Tableau cours cumul ### Planifier les rappels Créer dans Outlook des rendez-vous récurrents (**périodicité annuelle**) : à partir du 1er avril, un rendez-vous par mois pour clôturer les cours d'il y a 3 mois (ex. le 1er juin : « Tableau cours\_cumul : clore les cours de mars »). ![Rendez-vous récurrent dans Outlook](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-c7a84e7ed1ef958f21a94db78f48efb000c0085b%2Fimagesoutlook-periodicite.png?alt=media) {% hint style="info" %} **Décembre :** prévoir 3 rendez-vous (également avec récurrence annuelle) : * **1er décembre** – clore les cours d'octobre ; * **8 décembre** – pré-clore les cours de novembre-décembre (informer les coordinatrices et poser ses questions pour la fin de l'année) ; * **11 décembre** – clore les cours de novembre-décembre. {% endhint %} ![Les 3 rendez-vous de décembre](https://2831647020-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fi01eprC7tzJ7H8xoOjac%2Fuploads%2Fgit-blob-cd0a2d9a48537bfeb1ea5a52ae347c5c380f81f7%2Fimagesrdv-decembre.png?alt=media) ### Travail à effectuer 1. Prendre le fichier depuis le début et repérer, ligne par ligne, les cours de la période choisie (colonne *Dates*). 2. Aller à la colonne **BJ « Diff. Prév. »** : **si le solde est à zéro, il n'y a rien à faire.** 3. Sinon, passer en revue les comptes du cours. Pour un cours clôturé, **toutes les colonnes vertes doivent être à zéro**. Selon le cas : * **mettre le solde à zéro** (effacer le montant de la colonne verte) s'il est clair que le budget était simplement différent du montant facturé ; * **demander à la coordinatrice du cours** s'il semble manquer quelque chose (Marco en copie) ; * **demander à Marco** si quelque chose n'est pas clair dans la gestion du tableau ou en cas de bug. ### Cas fréquents | Situation | Action | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Solde sur les comptes **5101 / 5102** (photocopies de documentation de cours) | Effacer la colonne verte | | **Location de salle (5211)** moins chère que prévu | Effacer la colonne verte | | **Frais de déplacement (5014)** inférieurs ou supérieurs au budget | Effacer la colonne verte | | Petite différence sur les **charges sociales (5031)** | Effacer la colonne verte | | **Frais hôteliers (5061)** inférieurs au budget, cours en hôtel avec logement (pas d'autre frais attendu) | Effacer la colonne verte | | **Frais hôteliers (5061)** inférieurs au budget, cours dans un office AI (ex. WAS Luzern, IV-Stelle Bern) | Demander à la coordinatrice si toutes les factures sont arrivées. Laisser tel quel jusqu'à confirmation. | | Grosse différence sur **5061** sans explication (le cours n'était pas à moitié vide) | Demander à la coordinatrice si une facture est encore attendue (Marco en copie). Laisser tel quel. | | **Matériel (5101 / 5102 / 5155)** anormalement élevé | Contrôler avec la coordinatrice (Marco en copie) : peut-être une commande de livres. Laisser tel quel. | | **Compensation salaire / Office (5072)** sans montant facturé | Vérifier avec la coordinatrice la date de visa des décomptes, puis contrôler les ordres de paiement (classeur sur le bureau de Sophie). Si le montant a été versé, compléter les colonnes bleues ; sinon, en parler à Marco. Laisser tel quel jusqu'à résolution. | | Budget noté en **5013 « sur facture »** mais payé en **5013 « en emploi »** | Vérifier les colonnes « charges sociales » : s'il y en a, ce sont bien des contrats en emploi → effacer la colonne verte |
Exemple d'e-mail à une coordinatrice **Objet :** cours 3302mF-23-1, attend-on encore une facture ? Hello Sofia, Je suis en train de « nettoyer » le fichier de compta pour les cours de janvier et février. Concernant le cours 3302mF-23-1, on a reçu une facture hôtelière de CHF 4'370.50 + 200.– pour la location de salle. Au budget, on avait prévu CHF 8'144.–, ce qui fait encore une grosse différence. Est-ce qu'on attend encore une facture ou est-ce ok ? Merci d'avance et à bientôt ! *(Copie : Marco)*
--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://smedai.aivd.ch/cfai/finances/factures-sadies-et-tableau-cours-cumul.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.