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# Factures participants externes

Saisir, contrôler, émettre et suivre les factures adressées aux participants externes des cours du CFAI.

{% hint style="warning" %}
À valider avant publication :

* Document source incohérent : le pied de page indique « 500\_ME Traitement\_factures – Règles de codification » au lieu de 502\_PR. À corriger à la source.
* @factures externes et @cfai.budget : indiquer les adresses e-mail exactes.
* Ajouter le lien vers le fichier « Facturation CFAI » sur le SharePoint et préciser le nom du LMS.
  {% endhint %}

{% hint style="info" %}
Source : processus **502\_PR – Traitement des factures participants externes** (version du 14.11.2024).
{% endhint %}

## En bref

| Élément          | Détail                                                                          |
| ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **Objectif**     | Facturer les participants externes à partir d'un tableau de comptabilité unique |
| **Fichier**      | `PARTAGE_OAIVD-CFAI_EQUIPE > Facturation CFAI`                                  |
| **Intervenants** | Coordinatrices de cours, @factures externes, Finances, @cfai.budget             |
| **Rythme**       | Saisie continue, émission hebdomadaire (vendredi), rappels mensuels             |

## La semaine type

| Quand                                    | Activité                                                                                                          | Responsable            |
| ---------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------- |
| **Tous les jours** (sauf le jeudi matin) | Saisie des données dans le tableau de comptabilité → voir ci-dessous                                              | Coordinatrice du cours |
| **Mercredi**                             | Contrôle de la saisie. Si les informations sont incomplètes, la coordinatrice concernée est avisée pour corriger. | @factures externes     |
| **Jeudi matin**                          | Génération des codes QR, mise à jour de la colonne « QR généré », envoi d'un courriel à @factures externes        | Finances               |
| **Vendredi**                             | Émission des factures par langue de cours et envoi par courriel                                                   | @factures externes     |
| **Vendredi**                             | Saisie des montants dans le `budget_cours_cumul` (voir la page *Factures SADIES et Tableau cours cumul*)          | @cfai.budget           |
| **1× par semaine**                       | Saisie des paiements reçus dans le tableau de comptabilité                                                        | Finances               |
| **1× par mois**                          | Vérification des factures impayées et envoi d'un courriel de rappel                                               | @factures externes     |

{% hint style="warning" %}
**Pas de saisie le jeudi matin** : c'est le moment où les Finances génèrent les codes QR.
{% endhint %}

## Saisie dans le tableau de comptabilité

Ouvrir `PARTAGE_OAIVD-CFAI_EQUIPE > Facturation CFAI` et remplir **impérativement** les colonnes suivantes :

| Colonne                          | À saisir                                                                                                                                |
| -------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **User**                         | Vos initiales                                                                                                                           |
| **No facture**                   | Vérifier que le numéro n'est pas déjà utilisé (indispensable pour générer les codes QR) et respecter la suite chronologique             |
| **Date**                         | Date de la saisie                                                                                                                       |
| **Montant**                      | Montant facturé                                                                                                                         |
| **Monnaie**                      | Monnaie de la facture                                                                                                                   |
| **Informations supplémentaires** | ⛔ Ne rien remplir ni modifier (réservé au service des finances)                                                                         |
| **Nom / Commentaires**           | Nom du participant                                                                                                                      |
| **Nr de cours**                  | Numéro du cours                                                                                                                         |
| **Date de cours 1er jour**       | Premier jour du cours (indispensable pour le suivi des rappels)                                                                         |
| **Date de cours LMS**            | Date(s) du cours, identiques à celles du LMS                                                                                            |
| **Titre du cours**               | Titre identique à celui du LMS                                                                                                          |
| **Remarques CFAI**               | Infos pour le participant : no-show, nuitée, etc. **Rédiger dans la langue de correspondance** : ces remarques figurent sur la facture. |

{% hint style="success" %}
**Bonne pratique :** si plusieurs participants d'un même cours viennent du même employeur, vérifier auprès de celui-ci s'il existe un contact ou un service commun, afin d'émettre une facture unique et de simplifier l'envoi.
{% endhint %}

## Annuler une facture

Toute facture à annuler doit être signalée **par e-mail à @factures externes**, qui assure le suivi.


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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://smedai.aivd.ch/cfai/finances/factures-participants-externes.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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