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# Ce que je peux partager
{% hint style="success" %}
**La réponse courte**
Teams sert à **échanger sur** les dossiers, pas à **transporter** les données des bénéficiaires.
Ne saisissez jamais un NSS / numéro AVS, une donnée médicale ou une information nominative dans un message. Pour désigner un dossier, partagez son **lien Web\@AI** : votre correspondant y accède directement, sans que la donnée transite par Teams.
{% endhint %}
***
## Ce qui ne va pas dans un message
| ❌ À ne pas écrire dans Teams | ✅ À faire à la place |
| ----------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| Un NSS / numéro AVS | Partager le lien Web\@AI du dossier |
| Une donnée médicale ou une pièce de dossier | Partager le lien Web\@AI, ou déposer le document à l'emplacement prévu |
| Le nom d'un bénéficiaire associé à sa situation | Désigner le dossier par son lien |
| Une capture d'écran d'un dossier | Partager le lien Web\@AI |
La règle vaut pour les **discussions** comme pour les **canaux** : un message Teams est conservé, indexé et cherchable. Ce que vous y écrivez y reste.
{% hint style="warning" %}
**Un contrôle automatique est en place depuis peu.**
Un dispositif de protection analyse les messages et reconnaît certains formats sensibles, dont le NSS / numéro AVS. Il peut vous alerter au moment de l'envoi.
**Ne comptez pas dessus pour autant.** Il analyse le texte, pas les images : une capture d'écran d'un dossier passe sans déclencher la moindre alerte. Le contrôle est un filet, pas une autorisation.
{% endhint %}
***
## Le bon réflexe : partager le lien du dossier
C'est le geste qui remplace la plupart des situations ci-dessus. Il permet de travailler à plusieurs sur un dossier sans jamais faire circuler la donnée elle-même.
{% stepper %}
{% step %}
### Ouvrez le dossier dans Web\@AI
Rendez-vous sur la fiche du bénéficiaire concerné.
{% endstep %}
{% step %}
### Copiez l'adresse affichée dans le navigateur
Elle ressemble à `https://vd-webai3.gilai.oai.ch/composants/bandeau-assure/…`
{% endstep %}
{% step %}
### Collez-la dans votre message Teams
Votre correspondant clique et arrive directement sur le dossier — à condition qu'il y ait déjà accès.
Aucune donnée sensible n'apparaît dans la conversation.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
**Pourquoi c'est plus sûr.** Le lien ne donne accès à rien de plus que ce que votre correspondant est déjà autorisé à consulter. Les droits restent gérés par Web\@AI, pas par Teams.
{% endhint %}
***
## Où déposer un document
{% hint style="info" %}
**Recommandation AIVD — 30.07.2026**
La première ligne n'est pas une préconisation mais une règle : un document de bénéficiaire vit dans l'application métier, jamais dans un outil collaboratif.
Les trois suivantes sont des préconisations : l'AIVD ne dispose pas à ce jour de principes de gestion documentaire d'entreprise. Elles seront réexaminées si ce cadre évolue.
**Et le disque Y ?** C'est un partage historique, antérieur à SharePoint. Il reste utilisé par endroits, mais les nouveaux documents ont vocation à être déposés dans SharePoint.
{% endhint %}
| Nature du document | Emplacement |
| ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Contenant des données de bénéficiaire** | **Web\@AI**, **GED**, ou le parcours de son workflow — et nulle part ailleurs |
| Document de travail, en cours d'élaboration collective | **Canal Teams** de l'équipe ou du groupe de travail |
| Document validé, de référence, à conserver durablement | **SharePoint** |
| Échange ponctuel sans valeur documentaire | Une discussion, à condition d'accepter qu'il disparaisse — voir [Conversation ou canal : lequel choisir](/applications/microsoft-teams/collaborer-au-quotidien/conversation-ou-canal-lequel-choisir.md) |
***
## Pendant une réunion
Les mêmes précautions s'appliquent, avec deux réflexes supplémentaires :
* **Vérifiez qui est présent** avant d'aborder un dossier nominatif. La liste des participants est visible à tout moment.
* **Attention au partage d'écran.** Une fenêtre Web\@AI ouverte en arrière-plan, une notification Teams affichée en bannière, et une donnée sensible devient visible de tous. Partagez une fenêtre précise plutôt que l'écran entier, et désactivez l'aperçu des messages dans les notifications — voir [Régler ce qui me notifie](/applications/microsoft-teams/collaborer-au-quotidien/regler-mes-notifications.md).
***
## Avec des personnes extérieures à l'AIVD
Un canal partagé permet d'inviter des personnes externes — un prestataire, un partenaire. Deux principes :
* **Aucune donnée de bénéficiaire** n'entre dans un espace accessible à un externe, quel qu'il soit.
* **Un canal partagé se documente** : qui a été invité, pour quel objet, jusqu'à quelle date. Un accès externe oublié est un accès qui reste ouvert.
***
## Ce qu'il ne faut pas faire
* **Écrire un numéro AVS « juste pour aller plus vite ».** Le message sera conservé et cherchable bien après que la question ait été réglée.
* **Envoyer une capture d'écran d'un dossier.** C'est le cas le plus risqué : l'image contient exactement les mêmes données qu'un texte, et le contrôle automatique ne la voit pas.
* **Déposer un document sensible dans une discussion.** Il disparaîtra au départ de son auteur, et il aura circulé entre-temps.
* **Supposer qu'un canal privé est sûr pour des données de bénéficiaires.** Privé signifie restreint, pas protégé.
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{% hint style="warning" %}
**Un doute sur un document ou un partage ?**
Mieux vaut poser la question que corriger après coup. Un message envoyé peut être supprimé, mais il aura été lu, notifié par e-mail et éventuellement transféré.
* Une question rapide → canal **Support Teams**
* Un partage problématique déjà effectué → **ticket Jira**, sans attendre
{% endhint %}
***
## Selon votre besoin
Discussion ou canal ?
Où placer un travail selon sa durée et ses documents
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*Page vérifiée le 30.07.2026 par YM — à revoir avant le 31.10.2026*
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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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GET https://smedai.aivd.ch/applications/microsoft-teams/collaborer-au-quotidien/ce-que-je-peux-partager.md?ask=&goal=
```
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`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.
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