> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://smedai.aivd.ch/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://smedai.aivd.ch/applications/microsoft-office-windows/base/initiation-it-support-formateur.md). # Initiation IT — support formateur Support de session pour présenter l’environnement IT de l’OAI VD aux nouveaux collaborateurs. ## Initiation IT — OAI VD Support de référence pour la session d’accueil IT des nouveaux collaborateurs. * **Dernière mise à jour** : 15.06.2026 * **Durée** : jusqu’à 3 h * **Format** : salle informatique, théorie et démonstrations {% hint style="info" %} Ce support guide le formateur pendant la session. Partagez-le ensuite comme référence. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Avant la session, vérifiez ces points : * la composition actuelle du **Service Tech** * les captures Outlook encore à refaire * la section **Wi-Fi**, encore incomplète {% endhint %} ### Objectif Cette session présente l’environnement IT de l’**OAI VD**. Elle ne remplace pas une formation informatique générale. Elle couvre surtout : * l’infrastructure et les outils * les règles internes * les bons réflexes du quotidien ### Utilisation du support Certaines parties sont formulées sous forme de **questions**. Utilisez-les pour faire participer le groupe avant l’explication. Le tour de table du début sert aussi à ajuster le rythme selon le niveau global. **Prérequis (à valider avant la session)** | Côté utilisateur | Côté Service Tech | | ----------------------------------------- | -------------------------------- | | Identifiant et mot de passe initial reçus | Compte actif, accès ouverts | | Téléphone mobile disponible (pour DUO) | Token physique fourni si demandé | **Sommaire** 1. [Bienvenue à l’OAI VD](#Xa1bc0b3f46ef0ef333b757ace4ea5c2e32240ce) 2. [Se connecter](#Xdf0e39067ebc80be5e91da56b02921c7c62669e) 3. [Mon poste de travail](#X24088d7b947f202cb335d46beb294435433c17d) 4. [Où je range mes documents](#Xd0492d8351c2a749a2e18827badbde03fe1178d) 5. [Outlook — courrier et agenda](#X8d3bd9117984a85e74d150a2b180a4c308ea8f9) 6. [Teams et Teams Phone](#X4fe7ffa4fba1397de47dd55bb35f3e4f9b23031) 7. [Gérer mon temps : Adequasys](#X9fac5647f4136ddce2d2a303b3685ac2573087f) 8. [Sécurité au quotidien](#Xdf5126c0eb990a017c12da406934b9883ca384b) 9. [Demander de l’aide](#Xc59fc0c266f6d91cd7143b847c75b400899062e) 10. [Ressources et pour aller plus loin](#X51e3d4da0dab24e6858d9bf3b7146b91f64c0c0) ## 1. Bienvenue à l’OAI VD ⏱️ Durée indicative : 15 min **Mot de bienvenue** Bienvenue à l’Office AI Vaud. Cette session a pour objectif de vous présenter notre **infrastructure informatique**, nos **outils** et les **règles** internes à connaître pour bien démarrer. Ce n’est pas une formation à l’informatique : c’est une **initiation** centrée sur notre environnement. La durée annoncée est de 3 heures, en pratique souvent un peu moins. Le rythme est mixte : environ 60 % de présentation et 40 % de démonstrations. Ce support structure la session. Il reste utile comme référence après la formation. **Tour de table** Pour démarrer, chacun se présente brièvement : * prénom et service * parcours professionnel récent Cette présentation permet d’adapter le rythme et de cibler les points qui méritent plus ou moins d’attention selon vos expériences passées. **Le bâtiment OAI VD** Notre bâtiment se divise en **trois parties** : * **OAI1** *(violet)* — la partie historique, première construite * **OAI2** *(vert)* — anciennement le SMR * **OAI3** *(bleu)* — la partie la plus récente ![Vue aérienne du bâtiment OAI VD](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-cc41aeef1140f81bb9cb8dbbc8ce9167c46a8eb2%2FUnknown%20image?alt=media) *Vue aérienne du bâtiment OAI VD* **Nos voisins de couloir : les acteurs internes** 💬 *« Avez-vous déjà entendu parler d’autres acteurs présents dans nos locaux qui ne sont pas l’Office AI ? »* Plusieurs entités cohabitent dans notre bâtiment. Vous les rencontrerez dans vos échanges, dans Outlook ou dans Teams. *CFAI — Centre de Formation AI* Hébergé chez nous, le CFAI propose des formations au public : médecins, partenaires professionnels, personnes souhaitant acquérir des bases sur l’AI. Leur infrastructure informatique est **quasi identique à la nôtre**, avec quelques spécificités propres à leur activité. 🔗 [www.cfai.ch](http://www.cfai.ch/) — catalogue des cours publics *SMRSR — Service médical régional Suisse romande* Composé de médecins généralistes et spécialistes (rhumatologie, psychiatrie, pédiatrie…) qui couvrent **quatre cantons** : VD, GE, NE, JU. Leurs missions : produire les appréciations médicales nécessaires aux dossiers AI, conseiller les offices et informer le corps médical. Seuls les **SMR de Vaud** suivent cette formation chez nous ; les autres sont formés dans leur canton. Vous pourrez néanmoins **interagir avec les SMR des autres cantons** dans votre travail. *IPJAD* Service mandaté par le **canton de Vaud** et hébergé au sein de notre organisation. IPJAD accompagne des **jeunes en difficulté qui ne dépendent pas de l’AI** : aide au placement, recherche de formation, soutien à la rédaction de CV. *Andiamo* Le **service jeunesse de l’OAI VD**, qui accompagne les jeunes assurés au bénéfice de mesures diverses. Le nom a été choisi pour éviter d’associer trop directement l’image “Office AI” à ce public. **Nos prestataires : les acteurs externes** 💬 *« Et selon vous, sur qui nous appuyons-nous à l’extérieur pour faire tourner notre informatique au quotidien ? »* Notre infrastructure repose sur plusieurs prestataires externes, chacun sur un périmètre précis. *GILAI — l’association qui pilote notre stratégie IT* GILAI réunit plusieurs offices AI suisses autour d’une stratégie informatique commune, financée par cotisation. Le périmètre varie selon le service : * **Digital workplace** (nos outils du quotidien) : VD, GE, JU, VS, TI, FR * **Applications métier** : périmètre plus large, incluant plusieurs cantons alémaniques *Globaz — notre prestataire technique principal* Globaz **développe** les applications métier que vous utiliserez au quotidien et en assure le support. Le contrat est porté par GILAI, mais vous avez le droit de les contacter en direct lorsque c’est nécessaire. ⏰ Leur support est joignable **08h00 – 18h00**, avec une **hotline d’urgence** pour les cas graves. *Swisscom — partenaire stratégique* Swisscom couvre trois volets pour nous : * la **téléphonie** (via Swisspro) * l’**accès Internet enterprise** * l’**hébergement de nos data centers** *UMB — téléphonie Teams Phone* UMB est notre prestataire technique pour Teams Phone (routage, configuration). Les incidents transitent par Swisscom/Fiscom avant d’arriver à UMB. *Devillard — imprimantes Canon* Mandaté par Canon, Devillard intervient pour la **maintenance et le support** de notre parc d’imprimantes. **Le Service Tech** C’est nous. Anciennement “Service Informatique”, l’équipe a été renommée **Service Tech** pour refléter l’élargissement de notre périmètre. * **Composition** : **12 personnes** — **3 chefs de projet**, **1 médiamaticien**, **5 coordinateurs de projet et helpdesk**, **1 responsable de la protection des données** et **1 expert applications métier**. * **Bureau** : **OAI1-1-008** — **porte ouverte**, n’hésitez pas à passer. * **Horaires** : lundi au vendredi, **07h30 – 17h30** *(16h30 la veille d’un jour férié)*. **Notre mission**, en deux phrases : maintenir et faire évoluer l’infrastructure IT de l’office, et accompagner les utilisateurs au quotidien dans l’usage de leurs outils. ## 2. Se connecter ⏱️ Durée indicative : 15 min **Le flow de connexion en bref** Quand vous arrivez devant votre poste pour la première fois : 1. Vous saisissez **votre identifiant** et **votre mot de passe initial** (fournis par le Service Tech lors de la remise du matériel) 2. Un second écran apparaît : la **double authentification DUO** 3. Deux options : * **Approuver le push** envoyé sur votre application **DUO Mobile** (taper “1” ou “Approve” sur le téléphone) * **Saisir le code à 6 chiffres** affiché par l’application {% hint style="warning" %} Visuel à ajouter : enchaînement écran de login Windows → écran DUO. {% endhint %} **Le mot de passe** *La politique de l’office* | Règle | Valeur | | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Longueur minimum | **8 caractères** | | Complexité | au moins **3 catégories sur 4** : majuscule, minuscule, chiffre, signe spécial | | Renouvellement | tous les **6 mois** (Windows notifie quelques jours à l’avance) | *Les règles d’or* * Pas de partage de mot de passe — même avec un collègue * Pas de post-it sur l’écran, sous le clavier, ni dans le tiroir * Pas de réutilisation entre vos différents comptes (privé ↔ professionnel) *Et si je l’oubli ou que mon compte est bloqué ?* Appelez la **hotline du Service Tech** : **+41 21 925 45 55** **La double authentification (DUO)** **Pourquoi ?** Le mot de passe seul ne suffit plus. La double authentification garantit que **vous êtes bien vous**, même si quelqu’un avait obtenu votre mot de passe. ![Schéma : les trois catégories d’authentification (ce que je sais, ce que j’ai, ce que je suis)](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-9011edb6c41ee069242ce843be3f77367ff588f3%2FUnknown%20image%20\(1\)?alt=media) *Schéma : les trois catégories d’authentification (ce que je sais, ce que j’ai, ce que je suis)* L’idée : combiner au moins **deux catégories** différentes (par exemple ce que je *sais* + ce que j’*ai*) plutôt que de cumuler deux secrets de même nature. *DUO Mobile sur smartphone* L’application **DUO Mobile** est installée **avant cette session**, au moment où le Service Tech vous remet votre matériel. * Utilisable sur **votre mobile privé ou professionnel**, au choix * À chaque connexion, vous recevez un **push** à approuver, ou vous lisez un **code à 6 chiffres** dans l’app *Le token physique (alternative)* Si vous ne souhaitez **pas** installer l’app sur votre mobile privé, vous pouvez demander un **token physique** au Service Tech : un petit appareil qui génère un code à utiliser à la place du push. *Cas particuliers* * Changement de téléphone, perte, nouveau numéro → **contactez le Service Tech**, qui réinitialise votre enrôlement DUO **La virtualisation, en deux mots** 💬 *« Selon vous, où se trouve réellement votre Windows quand vous êtes connecté ? »* Devant vous, ce n’est qu’un **écran et un clavier**. Votre **vrai Windows** — vos fichiers, vos applications, votre session — tourne **ailleurs**, sur des serveurs dans un **data center**. ![Schéma : votre poste se connecte par Internet à un Windows qui tourne dans le data center](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-fa62a69693a6f676eab37ed3ce65e5a7e1dc1d30%2FUnknown%20image%20\(2\)?alt=media) *Schéma : votre poste se connecte par Internet à un Windows qui tourne dans le data center* *Au passage, le “client léger”* Le petit boîtier discret sous (ou derrière) votre écran porte un nom amusant : **client léger**. Léger parce qu’il ne fait pas grand-chose — juste afficher ce qui se passe ailleurs et transmettre vos clics et vos frappes au clavier. À l’opposé, un PC classique est un “client lourd” qui fait tourner les programmes en local. *Deux data centers répliqués* Nous disposons de **deux data centers** physiquement séparés et répliqués en permanence : * **Lausanne** — celui sur lequel vous vous connectez **par défaut** * **Zurich** — celui qui prend le relais si Lausanne devient indisponible Cette redondance garantit la **continuité du service** en cas d’incident sur l’un des sites. *Conséquences concrètes pour vous* ✅ **Votre session vous suit** : vous pouvez vous déconnecter d’un poste, vous installer ailleurs, vous reconnecter — vous retrouvez exactement la même chose. Pratique en cas de changement de bureau ou de salle. ⚠️ **Votre VM reste active dans le data center** tant que vous ne **fermez pas votre session correctement**. Si vous vous contentez de débrancher un client léger Wyse ou de partir sans rien faire, votre Windows continue à tourner là-bas — et personne d’autre ne peut s’y connecter à votre place. 👉 Le bon réflexe : voir [Démarrer / verrouiller / éteindre](#demarrer--verrouiller--eteindre) plus bas. **Où puis-je me connecter ?** *Au bureau* Selon votre service, vous aurez : * un **poste attribué** (desk fixe), ou * un fonctionnement en **hot-desking** (vous vous installez où il y a de la place) Renseignez-vous auprès de votre responsable ou de vos collègues directs. *À distance, en Suisse* Vous pouvez vous connecter depuis **n’importe quel matériel en Suisse** via **Omnissa Client** (nouveau nom de VMware Horizon Client) — utile en télétravail ou en déplacement. Le Service Tech vous **fournit le matériel de télétravail** (laptop, écran, etc.) si vous en avez besoin. **Démarrer / verrouiller / éteindre** *Verrouiller la session : Win + L* À utiliser **avant chaque pause**, même courte. Une session non verrouillée est une session que **n’importe qui peut utiliser** en votre nom. ![Combinaison de touches Windows + L pour verrouiller la session](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-db1285426c9a22bb1907b2e67c2ebd71814d05f1%2FUnknown%20image%20\(3\)?alt=media) *Combinaison de touches Windows + L pour verrouiller la session* *Éteindre proprement le poste* Toujours passer par : 1. Menu **Démarrer** 2. Bouton **Power** (cadenas) 3. **Arrêter** ❌ **Évitez le bouton physique** de l’unité centrale ou du client léger : il laisse la session ouverte côté data center. *Pourquoi cette discipline ?* * libérer la session côté data center (ressources, sécurité) * éviter qu’une VM tourne pour rien à votre nom toute la nuit * permettre la maintenance pendant les heures non ouvrées ## 3. Mon poste de travail ⏱️ Durée indicative : 15 min **Windows 11** Votre environnement de travail tourne sous **Windows 11**. La plupart des éléments vous sont familiers : menu Démarrer, barre des tâches, recherche, paramètres. 💬 *« Qui ici a déjà utilisé Windows 11 ? »* — selon les réponses, le formateur peut accélérer ou s’attarder. Quelques points particuliers à notre environnement à connaître : * Votre poste est **géré par le Service Tech** : pas de droits administrateur, pas d’installation libre de logiciels * Les **mises à jour de Windows** sont déployées automatiquement par le Service Tech — un redémarrage régulier est demandé * Toute demande spécifique (logiciel métier, paramètre particulier) passe par un **ticket Jira** (cf. section 9) **Le casque audio** Vous recevez un **casque Jabra Evolve2 65 Flex** à votre arrivée, fourni par le Service Tech. Il se connecte au poste via un petit **dongle USB**. *Usage conseillé* Utilisez votre casque **uniquement sur votre poste de travail** (ou votre laptop professionnel si vous en avez un). *Et si je veux aussi le connecter à mon mobile (privé ou pro) ?* C’est techniquement possible, mais **non recommandé** : * le casque peut être connecté à deux appareils à la fois (poste + mobile) * cela peut générer des **interférences** ou de la confusion (un appel mobile qui débarque pendant une réunion Teams, par exemple) * en pratique ça fonctionne dans l’ensemble, mais l’expérience est moins propre *En cas de problème* Si votre casque se déconnecte du dongle ou refuse de s’appairer, le Service Tech dispose d’une procédure de réappairage. → Ouvrez un ticket ou passez au bureau OAI1-1-008. **Les imprimantes** Nous utilisons le système **Uniflow** : **impression centralisée et “en nuage”**. Concrètement, vous envoyez vos impressions et vous les libérez ensuite à l’imprimante de votre choix grâce à votre **badge**. *Le test imprimante* 🖨️ Avant la fin de la session, le formateur vérifiera avec vous que vous avez **déjà imprimé au moins une fois**. Si ce n’est pas le cas, prévoyez quelques minutes en sortant pour aller tester ensemble à une imprimante du couloir. **Le mobile professionnel** Tout le monde **ne reçoit pas** de mobile professionnel : il est attribué aux **collaborateurs “clés nomades”** (déplacements fréquents, fonction le justifiant). Si vous en avez reçu un : * la configuration a été faite par le Service Tech au moment de la remise * il est préconfiguré avec **DUO**, **Boxer** (mail), **Teams Mobile** et **Omnissa Hub** (gestion d’appareils) ℹ️ Les détails pratiques (PIN, données mobiles, hotspot, etc.) vous sont expliqués au moment de la remise. Cette section sert juste à pouvoir répondre si vous avez une question maintenant. **Le réseau Wi-Fi** Le Wi‑Fi de l’office dispose de sa propre documentation. Utilisez la page dédiée pour les accès, le mode de connexion et les cas d’usage : [WiFi OAI VD](https://support.aivd.ch/applications/wifi-oaivd?fallback=true). ## 4. Où je range mes documents ⏱️ Durée indicative : 15 min **Vue d’ensemble** Notre environnement est **entièrement virtualisé** : vos documents ne sont **pas** sur le poste devant vous, ils sont sur des **serveurs de fichiers** dans le data center. Vous les retrouvez donc depuis n’importe quel poste où vous vous connectez. À chaque type de besoin correspond un emplacement précis. ![Aperçu des lecteurs ShareBox, MediaBox et Données de service](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-77379cb70668285a0c85e5998acef6dc5fcc31dd%2FUnknown%20image%20\(4\)?alt=media) *Aperçu des lecteurs ShareBox, MediaBox et Données de service* **Y: — Données de service** C’est l’espace **commun à votre service**. Son arborescence reflète l’**organisation interne de l’office** : vous retrouvez vos dossiers métier au bon endroit dans la hiérarchie. Les **droits d’accès** sont gérés par le Service Tech selon votre service et votre fonction. Vous ne créez pas et ne supprimez pas de dossiers à la racine — pour toute évolution, ouvrez un ticket. **M: — MediaBox** Pour tout ce qui est **multimédia** : photos, vidéos, fichiers volumineux. Cet espace est techniquement séparé de Y: pour des **raisons de sauvegarde** — les médias n’ont pas les mêmes contraintes que les documents bureautiques. **H: — ShareBox** ShareBox sert au **partage temporaire** de fichiers entre deux ou plusieurs personnes, en dehors d’un service spécifique. ℹ️ ShareBox est **en cours de remplacement progressif** par Teams et SharePoint, qui couvrent mieux les besoins de partage actuels. Pour de nouveaux usages durables, mieux vaut partir directement sur Teams ou SharePoint. **SharePoint — le point officiel** Le **SharePoint** est notre **référence pour les documents validés** : procédures, formulaires, ressources partagées à l’échelle de l’office. Certains services peuvent décider d’utiliser **Teams** comme espace de partage. Mais **par défaut, sans indication contraire de votre responsable, c’est SharePoint**. **Mon lecteur privé : Documents, Bureau, Téléchargements** C’est votre espace **strictement personnel** : personne d’autre n’y a accès. ⚠️ **Attention** : les sauvegardes y sont **beaucoup moins régulières** que sur Y: ou SharePoint. La **pérennité du contenu n’est pas garantie** par le Service Tech. 👉 Si un document compte vraiment pour vous, mettez-le sur **Y:** ou **SharePoint**. **La boîte mail n’est pas un espace de stockage** Outlook sert à **communiquer**, pas à archiver. * **Quota standard** : **250 Mo** * En cas de besoin justifié (mailings, fonctions particulières), une augmentation peut être demandée au Service Tech * Bons réflexes : extraire les pièces jointes utiles vers Y:, vider régulièrement les éléments inutiles, ne pas garder des années d’historique **Et OneDrive ?** OneDrive existe dans notre environnement, mais dans un **cadre limité** : vous le rencontrerez essentiellement **via Teams**, lors d’un partage de fichier dans une conversation. ⚠️ **Pas de données sensibles dans OneDrive.** Pour aller plus loin, consultez la documentation Teams. ## 5. Outlook — courrier et agenda ⏱️ Durée indicative : 25 min Nous utilisons **Outlook (client desktop classique)** pour le courrier et l’agenda. Une **synchronisation avec Teams** est en place côté agenda : vos réunions Teams apparaissent dans Outlook, et inversement. **Configuration et signature** 💬 *« Première fois sur Outlook ? Que faut-il configurer à votre avis pour démarrer ? »* Bonne nouvelle : **rien**. Tout est préparé par le Service Tech avant la session. * Votre **compte est préconfiguré** : à la première ouverture d’Outlook, vous êtes connecté à votre boîte * Une **signature corporate** est **automatiquement générée** à la création de votre compte * Vous pouvez la **personnaliser** selon votre usage (par exemple ajouter une mention de fonction, un horaire de présence…) tout en respectant l’identité visuelle **La règle d’or : Outlook, c’est de la communication, pas du stockage** C’est le message clé à retenir. * Outlook sert à **échanger** : envoyer, recevoir, répondre * Ce que vous gardez **uniquement** dans Outlook n’est **trouvable que par vous** — une information importante stockée là est, de fait, perdue pour les autres * C’est aussi la raison du **quota de 250 Mo** : pour vous inciter à classer ailleurs ce qui doit l’être *Bons réflexes* * Une pièce jointe utile à long terme → l’**extraire vers Y:** ou SharePoint * Un document à partager → le déposer sur **Teams** ou **SharePoint** plutôt que de l’envoyer en pièce jointe * Vider régulièrement la corbeille et les éléments inutiles **Crypter un email avec IncaMail** Pour envoyer des **données sensibles à un destinataire externe**, utilisez le **cryptage IncaMail** (service de La Poste suisse). * Le bouton **« Crypter »** est disponible dans le ruban Outlook (onglet Message) * Toujours d’actualité — la procédure n’a pas changé {% hint style="warning" %} Visuel à refaire avec un compte de test : bouton **Crypter** dans le ruban Outlook. {% endhint %} **Signaler un email suspect (phishing)** Outlook intègre un **bouton dédié « Report Phishing »**. Si un email vous semble suspect (expéditeur douteux, demande inhabituelle, lien étrange, pression à agir vite…) : 1. Sélectionnez le mail 2. Cliquez sur le bouton **Report Phishing** 3. Le mail part au Service Tech, qui l’analyse 💡 En cas de doute, **mieux vaut signaler pour rien que laisser passer**. Le Service Tech préfère vérifier 100 faux positifs qu’avoir un vrai phishing qui passe. **Quelques bonnes pratiques** * **Répondre à tous** : à n’utiliser que si **tous** ont vraiment besoin de votre réponse * **CC vs Cci** : CC pour informer (visible de tous), Cci pour informer discrètement (les destinataires ne voient pas les autres) * **Objet clair** : “Demande de validation budget Q3” vaut mieux que “Important” * **Pas de pièce jointe massive** : préférer un lien vers Y:, SharePoint ou Teams **L’agenda** *Maintenir son agenda à jour* 💬 *« Pourquoi est-ce important que votre agenda soit à jour, selon vous ? »* L’agenda est l’outil principal de **coordination** dans l’office. Bien tenu, il permet à vos collègues de : * savoir quand vous êtes disponible pour planifier des réunions * respecter vos plages de concentration * trouver un remplaçant rapidement en cas d’absence La règle interne : votre agenda doit être à jour sur les plages **08h00-12h00** et **13h30-17h00**, conformément aux directives **Horaire libre** et **Exploitation des outils de communications** (consultables sur SharePoint). *Visibilité de votre agenda* Par défaut, **votre agenda est public** : vos collègues voient vos rendez-vous (titres et créneaux). * Si un rendez-vous est confidentiel, **marquez-le “Privé”** : seul son créneau sera visible, sans titre ni détails * Exception : l’agenda du **directeur** est privé par défaut *Réserver une salle de réunion* Toujours dans cet ordre : 1. **Créez la réunion dans votre agenda** (ou dans celui d’un collègue qui vous a délégué) 2. **Invitez la salle** comme participant — comme s’il s’agissait d’une personne 3. Vous recevez une **confirmation** de la disponibilité de la salle ⚠️ **Ne réservez pas une salle “depuis la salle”** (ex. via un écran tactile). Le passage obligatoire par votre agenda permet la traçabilité et évite la pollution des salles par des réservations orphelines. En cas de blocage (salle bloquée à tort, rendez-vous fantôme), l’**intendance** peut intervenir — ouvrez un ticket pour signaler le problème. *Gérer ses absences (réponses automatiques)* Pour configurer une réponse automatique d’absence : 1. Onglet **Fichier** dans Outlook 2. **Réponses automatiques** 3. Définir la **période** et le **message** 💡 Pensez à indiquer la **date de retour** et un **contact de remplacement** dans votre message. {% hint style="warning" %} Visuel à refaire avec un compte de test : écran **Informations sur le compte** → **Réponses automatiques**. {% endhint %} ## 6. Teams et Teams Phone ⏱️ Durée indicative : 30 min (démos comprises) 💬 *« Vous utilisez Teams depuis quelques semaines : qu’est-ce qui vous a paru peu évident pour l’instant ? »* — le formateur cible les points qui méritent un éclairage. Cette section ne refait pas la formation Teams complète. Vous l’utilisez déjà depuis votre arrivée et vous trouverez toute la **documentation détaillée sur le GitBook**. On reprend ici les essentiels et on cible Teams Phone, qui mérite quelques précisions. **Teams au quotidien — les 4 essentiels** *Conversations vs canaux* * **Conversations** (chats privés) → discussions à 2, 3, ou en petit groupe. Pour des échanges rapides, non liés à un projet. * **Canaux** → espace public d’une équipe, autour d’un thème ou d’un projet. Les messages restent et sont retrouvables. 🔗 Pour aller plus loin : [Gestion des conversations](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/gestion-des-conversations) · [Création d’un canal](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/creation-dun-canal) *Les mentions @* * **@Prénom Nom** dans une conversation ou un canal pour notifier directement quelqu’un * **@nom-du-canal** pour notifier tous les membres du canal * **@nom-de-l’équipe** pour notifier toute une équipe (à utiliser avec parcimonie) 🔗 Pour aller plus loin : [Gestion des mentions (@)](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/gestion-des-mentions) · [Filtre “Mentions”](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/filtre-mentions) *Le statut de présence* Votre statut indique à vos collègues si vous êtes joignable : * 🟢 **Disponible** — vous êtes là * 🟡 **Absent** / **De retour bientôt** * 🔴 **Occupé** / **Ne pas déranger** — vous êtes en concentration ou en réunion Respecter le statut des autres = respecter leur travail. 🔗 Pour aller plus loin : [Notifications](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/notifications) *Les sections (nouveauté)* La nouvelle interface Teams permet de **regrouper vos conversations et canaux en sections** (par projet, par thème, par service…). Très utile dès que vous suivez plusieurs équipes. 🔗 Pour aller plus loin : [Les sections — création](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/les-sections-creation) · [Les sections — organiser](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/les-sections-organiser) · [Fusion onglets Conversation et Équipe](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/fusion-onglets-conversation-et-equipe) **Le casque dans Teams** Pensez à **sélectionner explicitement votre casque Jabra** dans les paramètres audio de Teams (voir [section 3](#X24088d7b947f202cb335d46beb294435433c17d)) avant votre première réunion ou votre premier appel. Sinon Teams peut router le son vers un autre périphérique (par défaut le micro/HP du moniteur). **Teams Phone — la téléphonie professionnelle** Votre téléphone professionnel est directement intégré dans Teams : **plus de combiné physique sur le bureau**. Vous passez, recevez et gérez vos appels depuis l’onglet **Appels** de Teams. 🔗 [Comprendre l’interface de Teams Phone et s’y repérer](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/comprendre-linterface-de-teams-phone-et-sy-reperer) *Passer un appel* * Tapez un **nom** ou un **numéro** dans la zone de recherche * Cliquez sur **Appeler** Astuce : vous pouvez **coller un numéro** directement depuis Outlook ou un autre document. 🔗 [Comment passer un appel rapidement dans Microsoft Teams](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/comment-passer-un-appel-rapidement-dans-microsoft-teams) *Recevoir un appel* Une notification apparaît à l’écran avec le nom (ou le numéro) de l’appelant. Trois choix : * **Accepter** (audio) ou **Accepter avec vidéo** * **Refuser** — l’appel bascule vers votre messagerie vocale * **Renvoyer** — vers la messagerie ou un autre numéro *Dévier ou transférer un appel* Deux gestes utiles à connaître : * **Transférer un appel en cours** vers un collègue (pendant la communication) * **Dévier ses appels** vers un collègue (de manière préventive, pendant une absence courte) 🔗 [Comment transférer un appel à un collègue](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/comment-transferer-un-appel-a-un-collegue) · [Comment déléguer ou dévier mes appels](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/comment-deleguer-ou-devier-mes-appels) *Écouter sa messagerie vocale* ⚠️ **Particularité chez nous** : vos messages vocaux **ne sont pas stockés dans Teams**, pour des raisons de **confidentialité des données**. Vous recevez chaque message vocal **par email**, avec le **fichier audio en pièce jointe**. 🔗 [Je veux écouter mes messages vocaux](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/je-veux-ecouter-mes-messages-vocaux) **Pour aller plus loin** Le GitBook contient toute la documentation Teams Phone, y compris pour des cas plus avancés : * [Je veux configurer mon répondeur Teams](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/je-veux-configurer-mon-repondeur-teams) * [Je suis indisponible pour une courte durée](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/je-suis-indisponible-pour-une-courte-duree-reunion-deplacement-temps-partiel) * [Je pars en vacances ou en congé](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/je-pars-en-vacances-ou-en-conge) * [Mon équipe doit pouvoir répondre à mes appels](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/mon-equipe-doit-pouvoir-repondre-a-mes-appels) * [Comment utiliser Teams Phone en déplacement](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/les-usages-au-quotidien/comment-utiliser-teams-phone-en-deplacement) * [Sécurité et confidentialité](https://support.aivd.ch/applications/microsoft-teams/fiches-pratiques-teams/securite-et-confidentialite) ## 7. Gérer mon temps : Adequasys ⏱️ Durée indicative : 5 min **Adequasys** est notre **SIRH** (Système d’Information RH). Vous y gérez tout ce qui concerne votre vie administrative dans l’office : * vacances et absences * salaires * changements de fonction et mutations * inventaire du matériel qui vous est attribué ℹ️ **La formation à Adequasys n’est plus assurée par le Service Tech.** Votre manager ou les RH vous orientent à votre arrivée, et le **mode d’emploi est disponible sur SharePoint** (recherche directe par le mot-clé “Adequasys”). 🔗 **Accès** : [https://sirh.gilai.oai.ch](https://sirh.gilai.oai.ch/) ## 8. Sécurité au quotidien ⏱️ Durée indicative : 10 min 💬 *« Qu’est-ce qui vous semble le plus risqué dans votre quotidien numérique ? »* ℹ️ Une **séance dédiée à la sécurité des données** vous sera donnée séparément. Cette section ne fait que rappeler les **bons réflexes du quotidien** qui vous concernent dès vos premiers jours. **Vous manipulez des données sensibles** Dans votre travail à l’OAI VD, vous accédez à des **données personnelles d’assurés** — médicales, financières, familiales, professionnelles. Ces données sont **strictement confidentielles** : * elles ne se discutent pas dans les espaces publics (cafétéria, train, ascenseur) * elles ne se montrent pas à l’écran sans nécessité (visiteur dans le bureau, partage d’écran en réunion) * elles ne quittent jamais l’office par un canal non sécurisé (mail externe non crypté, support amovible, cloud personnel) **Verrouillez votre poste — toujours** C’est **le geste le plus important** de votre quotidien : Win + L à chaque fois que vous quittez votre poste, même pour une minute. Une session non verrouillée laisse n’importe qui : * accéder aux dossiers que vous avez ouverts * envoyer un email **en votre nom** * consulter votre messagerie, votre agenda, vos conversations Teams 👉 Voir aussi [section 2 — verrouiller la session](#demarrer--verrouiller--eteindre). **Phishing — rappel rapide** 📌 Déjà vu en [section 5](#X8d3bd9117984a85e74d150a2b180a4c308ea8f9). Un email suspect ? Cliquez sur **Report Phishing** dans Outlook. Le Service Tech analyse — en cas de doute, **mieux vaut signaler pour rien que laisser passer**. **Clés USB — interdites** Le stockage USB est **bloqué par la politique de l’office**. Vous ne pourrez pas brancher de clé USB ni de disque dur externe sur votre poste — c’est volontaire et il n’y a pas de contournement. **En cas de doute ou d’incident** Pas de panique, et pas de honte non plus — un incident signalé tôt est un incident maîtrisé. * **Cas courant** (suspicion, comportement étrange, fuite de données suspectée, vous n’êtes pas sûr) → **ouvrir un ticket Jira** * **Cas urgent / bloquant** (compte compromis, virus, ransomware, piratage suspecté) → **appeler immédiatement la hotline Service Tech : +41 21 925 45 55** ## 9. Demander de l’aide ⏱️ Durée indicative : 10 min 💬 *« Quel est selon vous le bon réflexe avant d’appeler le support ? »* Quand quelque chose ne fonctionne pas — ou que vous n’êtes pas sûr — voici la marche à suivre. **Étape 1 — Chercher d’abord** Avant d’ouvrir un ticket, jetez un œil aux ressources de référence. Beaucoup de questions courantes y trouvent leur réponse en quelques clics. * **GitBook — la base de connaissance utilisateur** : fiches pratiques pour Outlook, Teams, Teams Phone, Windows 11, etc.🔗 [https://support.aivd.ch](https://support.aivd.ch/) * **SharePoint Support** : page d’accueil avec annonces, FAQ et actualités du Service Tech🔗 **Étape 2 — Ouvrir un ticket Jira** Pour toute demande non urgente, le **canal officiel est Jira**. Votre ticket est tracé, priorisé et assigné au bon technicien. *Ce qu’un bon ticket contient* Plus on a d’informations, plus vite on traite. Précisez systématiquement : * **Application concernée** : Outlook, Teams, Windows 11, application métier… * **Impact** : bloquant / dégradé / question * **Message d’erreur** exact (texte ou capture) * **Étapes** pour reproduire le problème * **Date et heure** du dernier incident * **Captures d’écran** quand c’est pertinent * **Vos disponibilités** pour un éventuel contact **Étape 3 — Appeler la hotline (cas vraiment bloquants)** Si vous **ne pouvez plus travailler** ou si vous **suspectez une attaque**, appelez directement. 📞 **+41 21 925 45 55** — du lundi au vendredi, 07h30-17h30 Cas typiques d’appel hotline : * Vous **ne pouvez pas vous connecter** à votre poste * Vous suspectez un **virus, un ransomware, un piratage** * Vous voyez un comportement anormal qui semble grave (chiffrement de fichiers, écran de rançon, etc.) Pour le reste — y compris une **suspicion de fuite de données** ou un **email à analyser** — un ticket Jira suffit, le Service Tech le traitera rapidement. **Sur site — passez nous voir** Pour une question rapide ou pour récupérer du matériel, le Service Tech est au **bureau OAI1-1-008**, porte ouverte : * Matin : **08h00 – 12h00** * Après-midi : **13h00 – 16h00** ## 10. Ressources et pour aller plus loin ⏱️ Durée indicative : 5 min **Les ressources à garder sous le coude** | Ressource | À quoi ça sert | Accès | | ------------------------ | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **GitBook** | Fiches pratiques utilisateur | [https://support.aivd.ch](https://support.aivd.ch/) | | **SharePoint Support** | Annonces, FAQ, actualités | [vd-intranet.gilai.oai.ch/support](https://vd-intranet.gilai.oai.ch/support/SitePages/Home.aspx) | | **Jira** | Ouvrir un ticket | Lien depuis la SharePoint Support | | **Hotline Service Tech** | Cas bloquants, urgences | +41 21 925 45 55 | | **Bureau Service Tech** | Sur site, sans rdv | OAI1-1-008 | | **Adequasys (SIRH)** | Vacances, absences, RH | [sirh.gilai.oai.ch](https://sirh.gilai.oai.ch/) | --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://smedai.aivd.ch/applications/microsoft-office-windows/base/initiation-it-support-formateur.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.