> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://smedai.aivd.ch/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://smedai.aivd.ch/applications/microsoft-office-windows/base/bien-demarrer-avec-votre-environnement-it.md). # Bien démarrer avec votre environnement IT ## Bien démarrer avec votre environnement IT Ce parcours présente les outils, règles et réflexes essentiels de l’OAI VD. ### Votre parcours Suivez les chapitres dans l’ordre lors de votre arrivée : 1. **Accédez à votre session** et protégez-la. 2. **Prenez en main votre poste** et vos outils quotidiens. 3. **Classez, partagez et échangez** vos documents correctement. 4. **Demandez de l’aide** par le bon canal. {% hint style="info" %} **À retenir dès le premier jour :** verrouillez votre session avec **Win + L**, stockez les documents importants sur **Y:** ou **SharePoint**, et signalez tout courriel suspect. {% endhint %} ### Le Service Tech Le Service Tech vous accompagne dans l’usage de vos outils informatiques. * **Bureau** : **OAI1-1-008** * **Service desk** : **+41 21 925 45 55**, lundi au vendredi, **07h30 à 17h30** * **Accueil au bureau** : **08h00 à 12h00** et **13h00 à 16h00** ## 1. 🔐 Se connecter ### Première connexion Effectuez ces étapes lors de votre première connexion au poste. {% stepper %} {% step %} ### Saisissez vos identifiants Saisissez **votre identifiant** et **votre mot de passe initial** fournis par le Service Tech lors de la remise du matériel. {% endstep %} {% step %} ### Validez la double authentification DUO Un second écran apparaît : la **double authentification DUO**. {% endstep %} {% step %} ### Choisissez une option de validation * **Approuver le push** envoyé sur votre application **DUO Mobile** (taper « 1 » ou « Approve » sur le téléphone) ; * **Saisir le code à 6 chiffres** affiché par l’application. {% endstep %} {% endstepper %} ### Protéger votre accès #### La politique de l’office | Règle | Valeur | | ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Longueur minimum | **8 caractères** | | Complexité | au moins **3 catégories sur 4** : majuscule, minuscule, chiffre, signe spécial | | Renouvellement | tous les **6 mois** (Windows notifie quelques jours à l’avance) | #### Les règles à appliquer * Pas de partage de mot de passe — même avec un collègue. * Pas de post-it sur l’écran, sous le clavier, ni dans le tiroir. * Pas de réutilisation entre vos différents comptes (privé ↔ professionnel). #### Et si je l’oublie ou que mon compte est bloqué ? Appelez la **hotline du Service Tech** : **+41 21 925 45 55** ### Valider avec la double authentification (DUO) **Pourquoi ?** Le mot de passe seul ne suffit plus. La double authentification garantit que **vous êtes bien vous**, même si quelqu’un avait obtenu votre mot de passe. ![Schéma : les trois catégories d’authentification (ce que je sais, ce que j’ai, ce que je suis)](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-9011edb6c41ee069242ce843be3f77367ff588f3%2FUnknown%20image%20\(1\)?alt=media) *Schéma : les trois catégories d’authentification (ce que je sais, ce que j’ai, ce que je suis)* L’idée : combiner au moins **deux catégories** différentes, plutôt que deux secrets de même nature. **Chez nous**, vous utilisez votre **mot de passe** (ce que vous *savez*) puis **DUO Mobile** ou un **jeton physique** (ce que vous *avez*). Nous n’utilisons pas ce que vous êtes pour le moment. #### DUO Mobile sur smartphone Le Service Tech installe **DUO Mobile** lors de la remise de votre matériel. * Utilisable sur **votre mobile privé ou professionnel**, au choix. * À chaque connexion, vous recevez une **notification** à approuver, ou vous lisez un **code à six chiffres** dans l’application. #### Le token physique (alternative) Si vous ne souhaitez **pas** installer l’application sur votre mobile privé, demandez un **jeton physique** au Service Tech. Ce petit appareil génère un code à utiliser à la place de la notification. #### Cas particuliers * Changement de téléphone, perte, nouveau numéro → **contactez le Service Tech**, qui réinitialise votre enrôlement DUO. ### Comprendre votre environnement virtualisé Devant vous, ce n’est qu’un **écran et un clavier**. Votre **vrai Windows** — vos fichiers, vos applications, votre session — tourne **ailleurs**, sur des serveurs dans un **data center**. ![Schéma : votre poste se connecte par Internet à un Windows qui tourne dans le data center](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-fa62a69693a6f676eab37ed3ce65e5a7e1dc1d30%2FUnknown%20image%20\(2\)?alt=media) *Schéma : votre poste se connecte par Internet à un Windows qui tourne dans le data center* #### Au passage, le « client léger » Le petit boîtier discret sous (ou derrière) votre écran porte un nom amusant : **client léger**. Léger parce qu’il ne fait pas grand-chose — juste afficher ce qui se passe ailleurs et transmettre vos clics et vos frappes au clavier. À l’opposé, un PC classique est un « client lourd » qui fait tourner les programmes en local. #### Deux data centers répliqués Nous disposons de **deux data centers** physiquement séparés et répliqués en permanence : * **Lausanne** — celui sur lequel vous vous connectez **par défaut** ; * **Zurich** — celui qui prend le relais si Lausanne devient indisponible. Cette redondance garantit la **continuité du service** en cas d’incident sur l’un des sites. #### Conséquences concrètes pour vous {% hint style="success" %} **Votre session vous suit** : vous pouvez vous déconnecter d’un poste, vous installer ailleurs, vous reconnecter — vous retrouvez exactement la même chose. Pratique en cas de changement de bureau ou de salle. {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Votre machine virtuelle (VM) reste active dans le centre de données** tant que vous ne **fermez pas votre session correctement**. Si vous vous contentez de débrancher un client léger Wyse ou de partir sans rien faire, votre Windows continue à tourner là-bas — et personne d’autre ne peut s’y connecter à votre place. Le bon réflexe : voir [Quitter votre poste correctement](#quitter-votre-poste-correctement) plus bas. {% endhint %} ### Choisir votre lieu de connexion #### Au bureau Selon votre service, vous aurez : * un **poste attribué** (poste fixe) ; * ou un fonctionnement en **hot-desking** (vous vous installez où il y a de la place). Renseignez-vous auprès de votre responsable ou de vos collègues directs. #### À distance, en Suisse Vous pouvez vous connecter depuis **n’importe quel matériel en Suisse** via **Omnissa Client** (nouveau nom de VMware Horizon Client) — utile en télétravail ou en déplacement. Le Service Tech vous **fournit le matériel de télétravail** (ordinateur portable, écran, etc.) si vous en avez besoin. ### Quitter votre poste correctement #### Verrouiller la session : Win + L À utiliser **avant chaque pause**, même courte. Une session non verrouillée est une session que **n’importe qui peut utiliser** en votre nom. ![Combinaison de touches Windows + L pour verrouiller la session](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-db1285426c9a22bb1907b2e67c2ebd71814d05f1%2FUnknown%20image%20\(3\)?alt=media) *Combinaison de touches Windows + L pour verrouiller la session* #### Fermer votre session Toujours passer par : {% stepper %} {% step %} ### Ouvrez le menu Démarrer {% endstep %} {% step %} ### Sélectionnez le bouton Power Le bouton **Power** est représenté par un cadenas. {% endstep %} {% step %} ### Sélectionnez Arrêter {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} **Évitez le bouton physique** de l’unité centrale ou du client léger : il laisse la session ouverte côté data center. {% endhint %} #### Pourquoi fermer votre session ? * Libérer la session côté data center (ressources, sécurité). * Éviter qu’une VM tourne pour rien à votre nom toute la nuit. * Permettre la maintenance pendant les heures non ouvrées. *** ## 2. 💻 Mon poste de travail Ce chapitre couvre le matériel et les services utilisés chaque jour. ### Windows 11 Votre environnement de travail tourne sous **Windows 11**. La plupart des éléments vous sont familiers : menu Démarrer, barre des tâches, recherche, paramètres. Quelques points particuliers à notre environnement à connaître : * Votre poste est **géré par le Service Tech** : pas de droits administrateur, pas d’installation libre de logiciels. * Les **mises à jour de Windows** sont déployées automatiquement par le Service Tech — un redémarrage régulier est demandé. * Toute demande spécifique (logiciel métier, paramètre particulier) passe par un **ticket Jira**. ### Utiliser le casque audio Vous recevez un **casque** à votre arrivée, fourni par le Service Tech. Il se connecte au poste via un petit **dongle USB**. #### Un casque, un appareil Utilisez votre casque **uniquement sur votre poste de travail** (ou votre ordinateur portable professionnel si vous en avez un). Ne le connectez **pas en même temps à votre mobile**, privé ou professionnel : les deux appareils se disputent le casque, ce qui provoque des coupures et des pertes de son pendant les appels. #### En cas de problème Si votre casque se déconnecte du dongle ou refuse de s’appairer, le Service Tech dispose d’une procédure de réappairage. → Ouvrez un ticket ou passez au bureau OAI1-1-008. Si votre interlocuteur ne vous entend plus ou si le son coupe pendant un appel, consultez [Mon interlocuteur ne m'entend plus ou le son coupe](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/LE9Ybgi2357p3OHuTVGo). ### Imprimer avec Uniflow Nous utilisons le système **Uniflow** : **impression centralisée et « en nuage »**. Concrètement, vous envoyez vos impressions et vous les libérez ensuite à l’imprimante de votre choix grâce à votre **badge**. ### Utiliser un mobile professionnel Tout le monde **ne reçoit pas** de mobile professionnel : il est attribué aux **collaborateurs « clés nomades »** (déplacements fréquents, fonction le justifiant). Si vous en avez reçu un : * la configuration a été faite par le Service Tech au moment de la remise ; * il est préconfiguré avec **DUO**, **Boxer** (courriel), **Teams Mobile** et **Omnissa Hub** (gestion d’appareils). Pour le PIN, les données mobiles et le partage de connexion, contactez le Service Tech. ### Se connecter au Wi-Fi Consultez la [documentation de connexion au Wi-Fi](broken://spaces/y4UQAyxCapymiblqHcOx). *** ## 3. 📁 Où je range mes documents ### Vue d’ensemble Notre environnement est **entièrement virtualisé** : vos documents ne sont **pas** sur le poste devant vous, ils sont sur des **serveurs de fichiers** dans le data center. Vous les retrouvez donc depuis n’importe quel poste où vous vous connectez. À chaque type de besoin correspond un emplacement précis. ![Aperçu des lecteurs ShareBox, MediaBox et Données de service](https://4080614536-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F14hOcQxDGQgW89k5dUv1%2Fuploads%2Fgit-blob-77379cb70668285a0c85e5998acef6dc5fcc31dd%2FUnknown%20image%20\(4\)?alt=media) *Aperçu des lecteurs ShareBox, MediaBox et Données de service* #### Choisir le bon emplacement | Votre besoin | Emplacement | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | Documents métier de votre service | **Y: — Données de service** | | Photos, vidéos ou fichiers volumineux | **M: — MediaBox** | | Document validé ou partagé dans l’office | **SharePoint** | | Partage temporaire entre personnes | **H: — ShareBox** | | Brouillon personnel, non critique | **Documents**, **Bureau** ou **Téléchargements** | {% hint style="warning" %} Ne stockez pas de données sensibles dans **OneDrive**. Ne gardez pas de document important uniquement dans votre espace personnel. {% endhint %} ### Stocker dans l’espace du service : Y: C’est l’espace **commun à votre service**. Son arborescence reflète l’**organisation interne de l’office** : vous retrouvez vos dossiers métier au bon endroit dans la hiérarchie. Les **droits d’accès** sont gérés par le Service Tech selon votre service et votre fonction. Vous ne créez pas et ne supprimez pas de dossiers à la racine — pour toute évolution, ouvrez un ticket. ### Stocker les médias : M: Pour tout ce qui est **multimédia** : photos, vidéos, fichiers volumineux. Cet espace est techniquement séparé de Y: pour des **raisons de sauvegarde** — les médias n’ont pas les mêmes contraintes que les documents bureautiques. ### Partager temporairement : H: ShareBox sert au **partage temporaire** de fichiers entre deux ou plusieurs personnes, en dehors d’un service spécifique. ℹ️ ShareBox est **en cours de remplacement progressif** par Teams et SharePoint, qui couvrent mieux les besoins de partage actuels. Pour de nouveaux usages durables, mieux vaut partir directement sur Teams ou SharePoint. ### Publier une référence : SharePoint Le **SharePoint** est notre **référence pour les documents validés** : procédures, formulaires, ressources partagées à l’échelle de l’office. Certains services peuvent décider d’utiliser **Teams** comme espace de partage. Mais **par défaut, sans indication contraire de votre responsable, c’est SharePoint**. ### Utiliser votre espace personnel C’est votre espace **strictement personnel** : personne d’autre n’y a accès. {% hint style="warning" %} Les sauvegardes y sont **beaucoup moins régulières** que sur Y: ou SharePoint. La **pérennité du contenu n’est pas garantie** par le Service Tech. Si un document compte vraiment pour vous, mettez-le sur **Y:** ou **SharePoint**. {% endhint %} ### Ne pas stocker dans la boîte mail Outlook sert à **communiquer**, pas à archiver. * **Quota standard** : **250 Mo** * En cas de besoin justifié (mailings, fonctions particulières), une augmentation peut être demandée au Service Tech. * Bons réflexes : extraire les pièces jointes utiles vers Y:, vider régulièrement les éléments inutiles, ne pas garder des années d’historique. ### Comprendre l’usage de Teams et OneDrive Vous utilisez surtout **Teams** pour échanger des fichiers dans les discussions. Dans ce cas, les fichiers sont stockés dans **OneDrive**, qui reste utilisé dans un **cadre limité**. {% hint style="warning" %} **Pas de données sensibles dans OneDrive.** {% endhint %} Pour aller plus loin, consultez la documentation Teams. *** ## 4. ✉️ Outlook — courrier et agenda Nous utilisons **Outlook (client desktop classique)** pour le courrier et l’agenda. Une **synchronisation avec Teams** est en place côté agenda : vos réunions Teams apparaissent dans Outlook, et inversement. ### Prendre en main Outlook Bonne nouvelle : **rien**. Le Service Tech prépare votre accès avant votre arrivée. * Votre **compte est préconfiguré** : à la première ouverture d’Outlook, vous êtes connecté à votre boîte. * Une **signature corporate** est **automatiquement générée** à la création de votre compte. * Vous pouvez la **personnaliser** selon votre usage (par exemple ajouter une mention de fonction, un horaire de présence…) tout en respectant l’identité visuelle. ### Communiquer sans stocker * Outlook sert à **échanger** : envoyer, recevoir, répondre. * Ce que vous gardez **uniquement** dans Outlook n’est **trouvable que par vous** — une information importante stockée là est, de fait, perdue pour les autres. * C’est aussi la raison du **quota de 250 Mo** : pour vous inciter à classer ailleurs ce qui doit l’être. #### Bons réflexes * Une pièce jointe utile à long terme → l’**extraire vers Y:** ou SharePoint. * Un document à partager → le déposer sur **Teams** ou **SharePoint** plutôt que de l’envoyer en pièce jointe. * Vider régulièrement la corbeille et les éléments inutiles. ### Envoyer des données sensibles avec IncaMail Pour envoyer des **données sensibles à un destinataire externe**, utilisez le **cryptage IncaMail** (service de La Poste suisse). * Le bouton **« Crypter »** est disponible dans le ruban Outlook (onglet Message). * Toujours d’actualité — la procédure n’a pas changé. ### Signaler un courriel suspect Outlook intègre un **bouton dédié « Report Phishing »**. Si un courriel vous semble suspect (expéditeur douteux, demande inhabituelle, lien étrange, pression à agir vite…) : {% stepper %} {% step %} ### Sélectionnez le courriel {% endstep %} {% step %} ### Sélectionnez le bouton **Report Phishing** {% endstep %} {% step %} ### Laissez le Service Tech analyser le mail Le courriel part au Service Tech, qui l’analyse. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="info" %} En cas de doute, **mieux vaut signaler pour rien que laisser passer**. Le Service Tech préfère vérifier 100 faux positifs qu’avoir un vrai phishing qui passe. {% endhint %} ### Adopter les bonnes pratiques * **Répondre à tous** : à n’utiliser que si **tous** ont vraiment besoin de votre réponse. * **CC vs Cci** : CC pour informer (visible de tous), Cci pour informer discrètement (les destinataires ne voient pas les autres). * **Objet clair** : « Demande de validation budget Q3 » vaut mieux que « Important ». * **Pas de pièce jointe massive** : préférer un lien vers Y:, SharePoint ou Teams. ### Gérer votre agenda #### Maintenir son agenda à jour L’agenda est l’outil principal de **coordination** dans l’office. Bien tenu, il permet à vos collègues de : * savoir quand vous êtes disponible pour planifier des réunions ; * respecter vos plages de concentration ; * trouver un remplaçant rapidement en cas d’absence. La règle interne : votre agenda doit être à jour sur les plages **08h00 à 12h00** et **13h30 à 17h00**, conformément aux directives **Horaire libre** et **Exploitation des outils de communications** (consultables sur SharePoint). #### Visibilité de votre agenda Par défaut, **votre agenda est public** : vos collègues voient vos rendez-vous (titres et créneaux). * Si un rendez-vous est confidentiel, **marquez-le « Privé »** : seul son créneau sera visible, sans titre ni détails. * Exception : l’agenda du **directeur** est privé par défaut. #### Réserver une salle de réunion Toujours dans cet ordre : {% stepper %} {% step %} ### Créez la réunion dans votre agenda Vous pouvez aussi la créer dans l’agenda d’un collègue qui vous a délégué. {% endstep %} {% step %} ### Invitez la salle comme participant Comme s’il s’agissait d’une personne. {% endstep %} {% step %} ### Vérifiez la confirmation Vous recevez une **confirmation** de la disponibilité de la salle. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} **Ne réservez pas une salle « depuis la salle »** (ex. via un écran tactile). Le passage obligatoire par votre agenda permet la traçabilité et évite la pollution des salles par des réservations orphelines. {% endhint %} En cas de blocage (salle bloquée à tort, rendez-vous fantôme), l’**intendance** peut intervenir — ouvrez un ticket pour signaler le problème. #### Gérer ses absences (réponses automatiques) Pour configurer une réponse automatique d’absence : {% stepper %} {% step %} ### Ouvrez l’onglet Fichier dans Outlook {% endstep %} {% step %} ### Sélectionnez Réponses automatiques {% endstep %} {% step %} ### Définissez la période et le message {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="info" %} Pensez à indiquer la **date de retour** et un **contact de remplacement** dans votre message. {% endhint %} *** ## 5. 💬 Teams et Teams Phone Vous trouverez la documentation détaillée de Teams dans le centre d’aide. ### Utiliser Teams au quotidien #### Distinguer discussions et canaux * **Discussions** → discussions à deux, trois ou en petit groupe. Pour des échanges rapides, non liés à un projet. * **Canaux** → espace public d’une équipe, autour d’un thème ou d’un projet. Les messages restent et sont retrouvables. 🔗 Pour aller plus loin : [Conversation ou canal : lequel choisir](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/3f43a5f294f6b7fa28a22793ae0d3e1dac2e9232) · [Créer un canal](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/813ff27a9989ecc65f7c0ca731c7d59ecff335d8) #### Notifier avec les mentions @ * **@Prénom Nom** dans une conversation ou un canal pour notifier directement quelqu’un. * **@nom-du-canal** pour notifier tous les membres du canal. * **@nom-de-l’équipe** pour notifier toute une équipe (à utiliser avec parcimonie). 🔗 Pour aller plus loin : [Attirer l'attention](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/51766bfcaa06517d96242cbeadc779d1d42511a0) · [Ne rien rater](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/d513c396f4962724c4889efa3acb92ddd63f472e) #### Gérer votre statut de présence Votre statut indique à vos collègues si vous êtes joignable : * 🟢 **Disponible** — vous êtes là. * 🟡 **Absent** / **De retour bientôt** * 🔴 **Occupé** / **Ne pas déranger** — vous êtes en concentration ou en réunion. Respecter le statut des autres = respecter leur travail. 🔗 Pour aller plus loin : [Mon statut](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/1b902757ba64eb4d95c79c21cf9a0196641f10c5) · [Régler mes notifications](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/37b31c00d569ddbb66a92844de8206db680d2f0a) #### Organiser avec les sections La nouvelle interface Teams permet de **regrouper vos conversations et canaux en sections** (par projet, par thème, par service…). Très utile dès que vous suivez plusieurs équipes. 🔗 Pour aller plus loin : [Organiser mes conversations et canaux](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/ec33f11f7b4f379ea3794267978a32f7b1e5d3a6) ### Configurer le casque dans Teams Pensez à **sélectionner explicitement votre casque** dans **… → Paramètres → Appareils** avant votre première réunion ou votre premier appel. Sinon Teams peut router le son vers un autre périphérique (par défaut le micro/HP du moniteur). ### Appeler avec Teams Phone Votre téléphone professionnel est directement intégré dans Teams : **plus de combiné physique sur le bureau**. Vous passez, recevez et gérez vos appels depuis l’onglet **Appels** de Teams. 🔗 [Comprendre l’interface de Teams Phone et s’y repérer](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/rWnOlURXsqUMWcxMUf83) #### Passer un appel * Tapez un **nom** ou un **numéro** dans la zone de recherche. * Cliquez sur **Appeler**. Astuce : vous pouvez **coller un numéro** directement depuis Outlook ou un autre document. 🔗 [Comment passer un appel rapidement dans Microsoft Teams](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/hGNdDG4XXzBIbV6ugPDz) #### Recevoir un appel Une notification apparaît à l’écran avec le nom (ou le numéro) de l’appelant. Trois choix : * **Accepter** (audio) ou **Accepter avec vidéo** ; * **Refuser** — l’appel bascule vers votre messagerie vocale ; * **Renvoyer** — vers la messagerie ou un autre numéro. #### Dévier ou transférer un appel Deux gestes utiles à connaître : * **Transférer un appel en cours** vers un collègue (pendant la communication). * **Dévier ses appels** vers un collègue (de manière préventive, pendant une absence courte). 🔗 [Comment transférer un appel à un collègue](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/2WDhFTErE1texftKBx6W) · [Comment transférer ou déléguer mes appels](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/gPWccmZCsc88zYUd0XnG) #### Consulter votre messagerie vocale {% hint style="warning" %} **Particularité chez nous** : vos messages vocaux **ne sont pas stockés dans Teams**, pour des raisons de **confidentialité des données**. Vous recevez chaque message vocal **par courriel**, avec le **fichier audio en pièce jointe**. {% endhint %} 🔗 [Je veux écouter mes messages vocaux](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/uf7hTn0my1p5LzauLX4Q) ### Approfondir Teams Phone Le GitBook contient toute la documentation Teams Phone, y compris pour des cas plus avancés : * [Je veux configurer mon répondeur Teams](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/o7j1vWdSuk3RSsjApAYL) * [Je suis indisponible pour une courte durée](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/IIpG2RIzxkcRcSNHFt84) * [Je pars en vacances ou en congé](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/z1ZRE4V2W91fmkOcE9UN) * [Mon équipe doit pouvoir répondre à mes appels](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/TCutt9nN5g5h0ES3Y4KA) * [Comment utiliser Teams Phone sur mobile pro en déplacement](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/hKEBhXqdusZbPywA47Pq) * [Mon interlocuteur ne m'entend plus ou le son coupe](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/LE9Ybgi2357p3OHuTVGo) * [Ce que je peux partager](broken://spaces/gMuOpOVwiqGT4xfjQXDy/pages/abb8ef179fa2ead59ba2b82da11fa44215aac1d7) *** ## 6. 🗓️ Gérer mon temps avec Adequasys **Adequasys** est notre **SIRH** (Système d’Information RH). Vous y gérez tout ce qui concerne votre vie administrative dans l’office : * vacances et absences ; * salaires ; * changements de fonction et mutations ; * inventaire du matériel qui vous est attribué. Votre manager ou les RH répondent à vos questions sur Adequasys. 🔗 **Accès** : [https://sirh.gilai.oai.ch](https://sirh.gilai.oai.ch/) *** ## 7. 🛡️ Adopter les bons réflexes de sécurité ### Protéger les données sensibles Dans votre travail à l’OAI VD, vous accédez à des **données personnelles d’assurés** — médicales, financières, familiales, professionnelles. Ces données sont **strictement confidentielles** : * elles ne se discutent pas dans les espaces publics (cafétéria, train, ascenseur) ; * elles ne se montrent pas à l’écran sans nécessité (visiteur dans le bureau, partage d’écran en réunion) ; * elles ne quittent jamais l’office par un canal non sécurisé (mail externe non crypté, support amovible, cloud personnel). ### Verrouiller votre poste, toujours C’est **le geste le plus important** de votre quotidien : Win + L à chaque fois que vous quittez votre poste, même pour une minute. Une session non verrouillée laisse n’importe qui : * accéder aux dossiers que vous avez ouverts ; * envoyer un email **en votre nom** ; * consulter votre messagerie, votre agenda, vos conversations Teams. 👉 Voir aussi [Quitter votre poste correctement](#quitter-votre-poste-correctement). ### Signaler le phishing Un courriel suspect ? Sélectionnez **Report Phishing** dans Outlook. Le Service Tech analyse — en cas de doute, **mieux vaut signaler pour rien que laisser passer**. ### Ne pas utiliser de clé USB {% hint style="warning" %} Le stockage USB est **bloqué par la politique de l’office**. Vous ne pourrez pas brancher de clé USB ni de disque dur externe sur votre poste — c’est volontaire et il n’y a pas de contournement. {% endhint %} ### Réagir en cas de doute ou d’incident Pas de panique, et pas de honte non plus — un incident signalé tôt est un incident maîtrisé. * **Cas courant** (suspicion, comportement étrange, fuite de données suspectée, vous n’êtes pas sûr) → **ouvrir un ticket Jira**. * **Cas urgent / bloquant** (compte compromis, virus, ransomware, piratage suspecté) → **appelez immédiatement le service desk au +41 21 925 45 55**. *** ## 8. 🆘 Demander de l’aide Choisissez le canal selon l’urgence et le type de besoin. {% hint style="info" %} **Question courante :** consultez GitBook ou SharePoint Support.\ **Demande ou incident non urgent :** ouvrez un ticket Jira.\ **Travail bloqué ou attaque suspectée :** appelez le service desk au **+41 21 925 45 55**. {% endhint %} {% stepper %} {% step %} ### Chercher d’abord Avant d’ouvrir un ticket, jetez un œil aux ressources de référence. Beaucoup de questions courantes y trouvent leur réponse en quelques clics. * **GitBook — la base de connaissance utilisateur** : fiches pratiques pour Outlook, Teams, Teams Phone, Windows 11, etc.\ 🔗 [https://support.aivd.ch](https://support.aivd.ch/) * **SharePoint Support** : page d’accueil avec annonces, FAQ et actualités du Service Tech.\ 🔗 {% endstep %} {% step %} ### Ouvrir un ticket Jira Pour toute demande non urgente, le **canal officiel est Jira**. Votre ticket est tracé, priorisé et assigné au bon technicien. #### Ce qu’un bon ticket contient Plus on a d’informations, plus vite on traite. Précisez systématiquement : * **Application concernée** : Outlook, Teams, Windows 11, application métier… * **Impact** : bloquant / dégradé / question. * **Message d’erreur** exact (texte ou capture). * **Étapes** pour reproduire le problème. * **Date et heure** du dernier incident. * **Captures d’écran** quand c’est pertinent. * **Vos disponibilités** pour un éventuel contact. {% endstep %} {% step %} ### Appeler le service desk en cas de blocage Si vous **ne pouvez plus travailler** ou si vous **suspectez une attaque**, appelez directement. 📞 **+41 21 925 45 55** — du lundi au vendredi, 07h30 à 17h30 Cas typiques d’appel hotline : * Vous **ne pouvez pas vous connecter** à votre poste. * Vous suspectez un **virus, un ransomware, un piratage**. * Vous voyez un comportement anormal qui semble grave (chiffrement de fichiers, écran de rançon, etc.). Pour le reste — y compris une **suspicion de fuite de données** ou un **email à analyser** — un ticket Jira suffit, le Service Tech le traitera rapidement. {% endstep %} {% endstepper %} ### Rencontrer le Service Tech sur site Pour une question rapide ou pour récupérer du matériel, le Service Tech est au **bureau OAI1-1-008**, porte ouverte : * Matin : **08h00 – 12h00** * Après-midi : **13h00 – 16h00** *** ## 9. 🔗 Garder les ressources utiles ### Vos ressources de référence | Ressource | À quoi ça sert | Accès | | ----------------------- | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **GitBook** | Fiches pratiques utilisateur | [https://support.aivd.ch](https://support.aivd.ch/) | | **SharePoint Support** | Annonces, FAQ, actualités | [vd-intranet.gilai.oai.ch/support](https://vd-intranet.gilai.oai.ch/support/SitePages/Home.aspx) | | **Jira** | Ouvrir un ticket | Lien depuis la SharePoint Support | | **Service desk** | Cas bloquants, urgences | +41 21 925 45 55 | | **Bureau Service Tech** | Sur site, sans rdv | OAI1-1-008 | | **Adequasys (SIRH)** | Vacances, absences, RH | [sirh.gilai.oai.ch](https://sirh.gilai.oai.ch/) | --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://smedai.aivd.ch/applications/microsoft-office-windows/base/bien-demarrer-avec-votre-environnement-it.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.